Великое искусство научиться многому — это браться сразу за немногое.(Джон Локк)
Как-то ко мне на консультацию пришла клиентка с жалобой на то, что ее поглощает рутина. У нее такая нагрузка на работе, что она постоянно ничего не успевает сделать, крутится как белка в колесе, а результатов нет. Стали разбираться в проблеме, оказалось, что человек просто не умеет расставлять приоритеты. Кстати, эта проблема встречается часто. Нам кажется, что все дела важные, все дела срочные и если мы что-то не сделаем, то мир завтра рухнет.
Причина такого неумения кроется в неверных установках, которые сформировались у нас в течение жизни. Особенно часто встречаются следующие:
1. Что первым на глаза попало, о чем о первом вспомнил, то и буду делать. Такая установка только создает хаос. Поймите, вы не робот, чтобы делать все подряд, не выбирая главного. В жизни важно уметь делать выбор, без этого никак.
2. Первым сделаю то, что не люблю делать(не нравится, раздражает и т.п.). Это так называемый принцип «скрипучего колеса». Чтобы не скрипело и не раздражало, сделаю это первым, буду спокойнее. Отдавая приоритет «скрипучему колесу», можешь затормозить телегу (свой бизнес).
3. Поджимают сроки, бросаю все, делаю только это. Такой подход был бы простителен молодому студенту, который учит билеты в ночь перед экзаменом, как будто это его спасет. Но ты то взрослый руководитель, образец для сотрудников, пример. Тебе это просто непозволительно. Так что внимательно следи за установленными сроками.
4. Сначала сделаю все самое легкое/трудное, а все остальное потом. На потом просто может не остаться ни сил ни энергии. В результате приоритетные дела могут оказаться заброшенными. Особенно грешат этим люди с мышлением ленивого человека. Они, в первую очередь, делают много простой, но не результативной работы, где не надо вкладываться и тратить энергию.
Есть очень хороший закон Парето, который не советую игнорировать. Суть его заключается в том, что 80% действий дают результат в размере 20%, и, соответственно, 20% усилий приносят 80% отдачи.
Это означает, что основная часть действий не дает желаемых результатов и по сути является напрасной тратой времени. Если мы делаем ставку на достижение результата, мы должны выделить главные и вспомогательные дела. Как правило, глобальных главных дел меньше — 20%, а вспомогательных больше — 80%. Если ты обращаешь свои усилия на вспомогательные дела, то на самом деле отдаляешь ожидаемый результат, отнимая драгоценное время и силы. Но если больше сосредоточишься на главных делах, то ускоришь свой результат.
При этом советую не забывать, что дьявол кроется в деталях. Выбирая главные дела, обязательно обращай внимание на мелочи, подходи тщательно к деталям. Иногда самое простое дело может оказаться очень и очень важным.
Из своего практического опыта скажу, что использование закономерности 20/80 предоставляет большие возможности, при условии правильного ее использования. Эти правила заключаются в следующем:
1. Запомни, что большая часть наших ежедневных усилий имеет малый эффект и просто отнимает время;
2. Важных дел мало, но определить их сложнее;
3. Наше видение действительности часто далеко от объективного, потому важно учитывать детали;
4. Продуктивность идеи нужно оценить в самом начале, и если она недостаточна – продумать варианты совершенствования.
Поделюсь с вами личным опытом использования этого закона.
Я стараюсь все дела по возможности разложить по принципу 20/80. Что это значит? Я не трачу время на чтение книг, которые не приносят мне пользу. Я выбираю статьи и книги, которые делают меня духовно богаче. Это и художественная и научная литература, признанная классика и современные авторы. Но среди них нет ни бульварщины, ни второсортных книг и статей ни о чем, ни тем более желтой прессы.
Я не трачу время на освоение навыков, которые не смогу нигде применить. Очень тщательно подхожу к подбору курсов и специалистов их ведущих.
Я не работаю с безнадежными клиентами, жалобщиками, лентяями, ищущими волшебную палочку или таблетку, халявщиками. Их я отсеиваю на первом собеседовании.
Есть еще достаточно простые, но не менее эффективные способы научиться расставлять приоритеты в делах.
Например, АВС-метод.
Суть его заключается в том, что ты пишешь список дел, а затем напротив каждого ставишь буквы А, В или С, в зависимости от важности и ценности, тем самым распределяя по категориям:
* А — самые срочные и ценные;
* В — ценные, но не срочные, могут подождать;
* С — можно отложить на некоторый срок.
Исходя из этого уже планируешь порядок выполнения дел.
Другой метод называют «Олимпийским». Основывается он на выборе аутсайдеров. Например, у тебя есть на сегодня 10 дел. Из них ты откладываешь 8, которые, на твой взгляд важные. Потом из 8 выбираешь 6, из 6 выбираешь 4 и так далее, пока не останется одно. Кстати, так легче ранжировать приоритетные и не очень дела.
Очень много полезных методов описано в книгах по тайм-менеджменту. Останавливаться на них не буду.
Какой метод расстановки приоритетов ты бы ни использовал, всегда помни о пользе этого навыка. Он существенно облегчает ведение бизнеса, помогает концентрироваться на главном и не погрязнуть в мелочах, дает конкурентное преимущество.
До встречи в следующей главе!
Вопросы для самоанализа:
1. Умеешь ли ты расставлять приоритеты в делах?
2. Сложно ли тебе выделить главные и второстепенные дела?
3. Есть ли у тебя неверные установки о том, как распределять свои приоритеты в делах?
4. Насколько полезной для тебя была эта информация, что нового ты узнал?
5. Пользуешься ли ты каким-то своим особым методом в ранжировании дел?
PS:Другие статьи по теме: «Управление временем»
Еще больше полезной практической информации на моей странице в инстаграм @larisa_bizcons.
@Лариса Салынова, 2019
2 ответа