Моей истории отношений с деньгами в бизнесе много лет. Студенткой КНЭУ я работала у очень продвинутого, по меркам 90-х предпринимателя, занималась проектами от торговли нефтепродуктами до менеджмента рок-группы.
Примерно тогда я начала чувствовать деньги, любой проект могла уложить в таблицу с расчетом, разложить по полкам расходы и доходы, сделать прогноз относительно прибыльности.
Эта моя финансовая интуиция привела меня по окончанию учебы к должности «универсального» заместителя директора в новый, с нуля создаваемый проект. Из инструментов для управления финансами я имела Эксель в своем ноутбуке и хорошую теор.базу в голове.
Все отчеты делала сама, исходя из логики входящих данных, а также особенностей восприятия собственника. Проект развивался и рос, сначала возникла необходимость автоматизировать входящие потоки — выручку. Мы заказали программистам «с нуля» собственную программу. Имеющиеся тогда на рынке готовые программы, не выдерживали никакой критики.
На этапе привлечения значительных инвестиций и роста бизнеса стало понятно, что финансы нужно выделять в отдельную функцию и собственнику придется тратиться еще на одного хорошего управленца. Такого специалиста нашли, и вместе с ней уже определились с серьезной программой, которая объединила финансовый, бухгалтерский и складской учет. Хотя, итоговые отчеты все равно делались вручную в Экселе. Та же история была и с финансовыми моделями новых направлений и проектов.
На этапе выбора программы мы рассмотрели варианты «1С», «Office Tools», либо создание собственной программы «под себя».
«1С» на тот момент была самым очевидным вариантом, бух.учет велся именно в этой программе. Но мне лично она «не зашла», из-за операционной сложности и специфического построения внутренней логики. Было ощущение, что модуль управленческого учета все равно «заточен» под бухгалтера. Полностью перестраивать логику бизнеса ради программы мы не захотели. Тем более, у нас были свои требования к модулю анализа, который в «1С» был тогда не особо хорош.
Вариант с написанием своей программы тоже был очень быстро отклонен. Наша собственная работающая программа автоматизации получения выручки была сильно раздута и сложна. Было понятно, что она не выдержит наворачивания в нее еще и финансового учета.
Остановились тогда в итоге на нашей местной разработке «Office Tools», в которой нам адаптировали логику под бизнес, вычистили лишние модули и настроили трехмерный анализ, как мы хотели.
Система была изначально разработана под крупную корпорацию и в дальнейшем стала одним из бизнес-направлений этой корпорации. К ней можно было докупать большое количество расширений, модулей, и все они были между собой очень дружны, в отличие от «1С», которая страшно любила, чтобы вокруг нее постоянно кто-то бегал и что-то исправлял.
Повторюсь, несмотря на внедрение программы, которая была куплена «на вырост», мы собирались тогда сильно укрупняться, самые итоговые отчеты все равно делались руками в Экселе, прежде чем попасть на стол к собственнику.
Эту модель я и взяла за основу для своей дальнейшей профессиональной и бизнес-деятельности. Если первички много, много операций или транзакций, то есть у вас уходит более 20% времени на внесение данных, нужно автоматизировать и сажать на эту функцию отдельного человека.
Но, если вы работаете самостоятельно или есть несколько помощников на аутсорсе, не стоит замахиваться на большие и сложные программы для своего внутреннего учета и не стоит тратить деньги на лишнего сотрудника. Достаточно вручную или через простые сервисы, о которых я упоминала в своей статье «Простые финансы: 3 шага, которые помогут вам эффективно управлять деньгами» системно вносить первичные данные. Потом можно укладывать обработанные данные в отчеты, построенные своими руками. Они будут понятны и близки лично вам. Вы сможете читать их также, как сейчас читаете эту статью.
Если вас всерьез интересует, как это сделать, следите за моими дальнейшими публикациями или записывайтесь на бесплатную онлайн-консультацию.
Интересна для Вас, надеюсь, будет также моя статья «5 причин, почему предпринимателю стоит самому управлять своими финансами«.
