Конец рабочего дня. Ты чувствуешь, что уже почти не воспринимаешь информацию, тебе трудно сосредоточиться и единственное твое желание — прийти домой и увалиться спать? Если ты не по наслышке знаешь об этом — читай дальше. С помощью всего 4-х простых правил, ты превратишь изнурительный день, в день увлекательный плодотворный.
Согласно закону Паркинсона, любая задача занимает ровно столько времени, сколько ты на неё отведёшь — соответственно, восприятие сложности любой задачи так же очень субъективно. Наверняка, ты неоднократно замечал, что работа, которую ты выполняешь не такая уж сложная, но почему-то она приносит немалое моральное истощение.
Почему же так происходит? Дело в том, что мы настолько сильно зациклены на идее собственной занятости, что сами делаем все для того, чтобы работать менее продуктивно:
- мы не прерываемся на отдых,
- боимся лишний раз потратить время на что-то кроме работы,
- и сами настраиваем себя на то, что мы не успеваем к дедлайну.
Планируй и расставляй приоритеты
Представь: ты работаешь сосредоточенно — готовишь отчет или презентацию продукта. Вдруг, вспоминаешь о важном звонке, который должен был сделать час назад, а через минуту кто-то из сотрудников нуждается в твоем совете… не отвеченные срочные письма в ящике… паника, хаос.
Большое количество сил потрачено на беспокойство, спешку и лишние движения.
Подобной суматохи легко избежать при грамотном планировании рабочего дня. Если у тебя ещё нет программы-планировщика — обязательно заведи её — удобнее всего, если планировщик будет установлен прямо на твоем смартфоне — так он всегда будет под рукой. Я пользуюсь программами Wunderlist и Trello, но есть масса других, не менее интересных вариантов.
Всегда планируй свой день с вечера! Так ты исключишь возможность что-нибудь забыть и начнешь свой день с уверенностью, что всё под контролем: занеси все задачи, которые ты должен сделать, в планировщик и расставь их по приоритетности. Самым срочным и важным задачам присвой цифру 10 или пометку самого яркого цвета, и выполняй их в начале рабочего дня — так ты избавишься от чувства “нависающей над тобой задачи” и сможешь со спокойной душей заниматься другими делами.
Что тебе даст планирование дня?
- Ты распланировал свой день с вечера и теперь тебе не нужно решать, что делать в первую очередь: нужно лишь выполнять указания планировщика. Таким образом, ты бессознательно переносишь часть ответственности на другой объект, что морально облегчает любую задачу.
- Правильно составленный план не даст увлечься второстепенной задачей и оставить самое важное на последний момент.
Никогда не жалей времени на планирование — 20 минут на составление плана сэкономят до 2-х часов рабочего времени.
Оптимизируй и упрощай
Взгляни ещё раз на свой список задач. Есть ли среди них те, которые повторяются часто и доставляют тебе постоянное неудобство и дискомфорт? Может быть, тебе наскучило отвечать на часто повторяющиеся вопросы? Или тебя так и раздражает, что в почте подолгу невозможно найти нужное письмо? Хватит делать то, что тебе не нравится — любой процесс можно оптимизировать и выполнять намного проще и быстрее!
- Часто отвечаешь на однообразные вопросы — заготовь шаблоны и не трать время на написание одного и того же письма.
- Ведешь корпоративную переписку в Skype, а потом долго не можешь найти нужную информация в переписке? Создай тематические чаты для разных задач и проектов.
- Тратишь много времени на набор текста? Освой 10-ти пальцевый набор с помощью бесплатных онлайн тренажеров типа Stamina или Klavogonki и будешь писать быстрее чем многие разговаривают:)
Оптимизация работы — это всегда создание нового и выход из зоны комфорта.
Нам кажется, что изменение привычного уклада займет очень много времени, а мы никак не можем позволить себе это в условиях такой занятости. На самом деле, потратив час на сортировку писем по папкам в электронной почте 1 раз, ты будешь экономить время и силы каждый день — что же выгоднее?
Отдыхай
Как часто сотрудники зовут тебя выпить кофе или просто пройтись по свежему воздуху, но ты отказываешься сделать 10-минутный перерыв, потому что “если хоть немного прервусь, вообще не уложусь во временные рамки»?
Это самая большая ошибка. Уделяя отдыху 5-10 минут каждый час — ты заметно повысишь эффективность работы, а в конце не будешь чувствовать себя раздавленным. Заставляй себя делать перерыв, даже если тебе кажется, что ты находишься на пике творческого вдохновения: поверь, Муза подождет тебя 5 минут и будет рада видеть тебя с улыбкой на лице, а не с кислой миной.
Наверное, каждый может вспомнить несколько примеров, когда решение трудной задачи приходило всего через пару минут после восстановления работы, хотя до перерыва ты мог искать решения 2 часа напролет.
Думай позитивно
Каким ты видишь стакан, наполовину пустым, или наполовину полным? Всему, что нас окружает, мы придаем значение сами, поэтому научись концентрироваться на хорошем и видеть хорошую сторону во всём.
Даже самую скучную задачу можно выполнять с удовольствием и пользой для себя.
Как-то раз мне пришлось переносить вручную огромную базу данных из одной программы в другую. Никакой специальной формулы,возможности экспорта базы или компьютерной программы для этого не было. Только “копировать- вставить” около 300 раз подряд. От скуки я решила включить музыку и начала копировать данные в такт ей. И вот, к своему огромному удивлению я даже не заметила, как скопировала последнее значение. Суть была в том, что именно механическая работа является лучшей сменой деятельности для нашего мозга, после задач, где требуется анализ и сосредоточенность.
Плюсы и правда есть во всем. Но если тебе приходится заниматься подобной рутиной очень часто, вспомни о том, как оптимизировать работу: знакомый программист, который может решить твою задачу, написав пару строк кода 🙂
