Современный человек слишком перегружает свою голову, свою память. Он держит в уме грядущие встречи, домашние дела, данные обещания и многое другое. За последние годы информационная нагрузка на мозг выросла кратно. Это и порождает стресс.
Девид Аллен — эксперт, консультант в вопросах управления временем, создатель популярного метода повышения личной эффективности Getting Things Done, в своей книге «Как привести дела в порядок» делится полезными советами, как успевать все и при это не испытывать стресс.
Система личной эффективности Аллена призвана:
- Избавить вас от стресса
- Научить планированию и организации работы и личной жизни.
- И, самое главное, высвободить ваш творческий потенциал для великих дел!
Человеческое сознание
Человеческий мозг — сложнейший механизм, но он часто работает неэффективно. Мы постоянно прокручиваем снова и снова одни и те же мысли в голове. Это не прекратится пока мы не распланируем все эти мысли и не поставим напоминалки.
Другой пример неэффективности нашего сознания: вы вспомните о том, что вам надо купить батарейки не в магазине около стеллажа с батарейками, а почему-то на кухне, когда вы жарите яичницу. Поэтому еще держать все в голове просто глупо.
Вертикальное и горизонтальное управление проектами
Кстати, проектами Аллен называет не только какие-то рабочие проекты, а вообще любое дело, выполнение которого требует некоторого количества действий. Например, «купить сыну велосипед» — это тоже проект, потому что, для его осуществления вам потребуется, как минимум, посмотреть в Интернете список ближайших магазинов, прикинуть сумму, которую вы готовы потратить, определиться с параметрами велосипеда (цвет и т.д..). Вот такой вот маленький, но проект.
Вертикальное планирование — это обычный вид планирования, когда вы определяете желаемый результат и цепочку действий, которые к нему приведут. Например, «Посмотреть в Интернете магазины — Зайти на сайты магазинов — Выбрать модель велосипеда — Купить онлайн». Это пример вертикального планирования.
Горизонтальное планирование — это планирование по контексту. Например, вы идете на прогулку по городу. А перед этим вы находите все дела, которые вы должны сделать из разных проектов, когда вы на прогулке. Эти дела принадлежат разным проектам, но все они должны быть сделаны в городе. Например, «купить молоко», «купить сметану», «заплатить по кредиту», «проверить почтовый ящик».
Горизонтальная фокусировка — это когда ты четко знаешь, какой следующий шаг ты должен делать в каждом из проектов. Хорошая горизонтальная фокусировка как раз и борется со стрессом.
5 фаз управления рабочим процессом по Аллену
- Собираем все, что отвлекает наше внимание.
- Проясняем, что это.
- Рассортировываем.
- Составляем последовательность.
- Из конкретных следующих действий.
Сбор
Очевидно, что нам необходим один контейнер, куда будут попадать все новые мысли, дела, любая новая информация. Независимо от контекста, важности. Так же очевидно, что этот контейнер должен опустошаться время от времени.
Что это за контейнер? Выбирайте:
- Пластиковая папка
- Блокнот
- Диктофон
- КПК
Еще одно маленькое, но важное правило: при сборе, если дело можно сделать тут же, потратив на него не более 2х минут — сделайте его!
В самый первый раз сбор выглядит следующим образом: вначале ходим по офису, потом по дому, потом везде, где мы бываем. Заглядываем в каждый угол. Везде «лежат» какие-то забытые дела. А в самом конце — заглядываем в свою голову.
Разгребаем контейнер
После этого опустошаем контейнер. Из контейнера дела могут попасть:
- В папку проекта (если это конкретное действие — гуд, если нет — надо разбить его на конкретные действия).
- Сами являются проектом.
- В папку «Когда-нибудь» (здесь их разбивать на действия уже не надо). Например, «выучить испанский».
- В папку «Справочные материалы» по какому-то проекту. Например, меню ресторана или номер телефона. Также есть папка «Общая информация» — туда все, что не вошло в папки проектов.
- Никуда — в мусор.
Не выполняйте никогда более чем 1 пункта за раз. Никогда не кладите дело обратно в контейнер! Соблюдайте строгую очередность — по тому, как положили в контейнер. Не смотрите на приоритет!
Назначаем конкретные следующие действия
Многие проекты кажутся неподъемными, потому что, нельзя выполнить проект целиком. Его можно выполнить только выполняя одно последовательное действие за другим. Только тогда проект можно назвать хорошо спланированным, когда по всем направлениям расписано следующее конкретное действие, определено кто это должен делать и когда.
До какой глубины «расписывать» проект? До тех пор, пока он полностью не уйдет из вашей головы!
Несколько хитростей от Аллена
- Аллен надевает костюм, чтобы «захотеть» заняться спортом. Подумайте, может быть, вам тоже начинает хотеться чего-либо только в определенных условиях.
- Организуйте по-настоящему удобное рабочее место. Это себя многократно окупит в дальнейшем.
- Лучше иметь индивидуальное рабочее место, чем совмещенное с коллегой или женой.
- Ваша система организации должна приносить вам удовольствие. Если нет — задумайтесь, что с ней не так.
- Телефонный звонок является не самым лучшим способом связи хотя бы потому, что у говорящих не будет письменной копии разговора, к которому хотелось бы вернуться или что-то уточнить. Старайтесь писать е-мейлы.
- Ни в коем случае не нарушайте систему. Нарушите 1 раз — и вы потеряете свое доверие к ней. А значит все дела снова поселятся в вашей голове!
- Используйте чек-листы для повторяющихся процедур. Например, «поездка на конференцию», «очистка компа» и т.д..
