В предыдущей статье мы говорили о том, почему не выполняются планы и почему надо планировать. Если вы читаете эту статью, то, как минимум, вы уже не уверены, что планирование – пустая трата времени и хотите посмотреть, а вдруг здесь найдется именно ваш метод – понятный, гибкий, не трудоемкий и, главное, позволяющий делать работающие планы.
Первое. Есть группа инструментов для людей, склонных к педантизму и группа инструментов для тех, кто воспринимает планы и сроки как насилие над личностью.
Второе. Надо пробовать разные инструменты, чтобы понять, что сработает именно у вас.
Третье. Никакой метод или инструмент не сработает, если вы не начнете это делать, а именно – ежедневно составлять планы на день и подводить итоги. Просто делай!
Методика Марка Форстера «Автофокус».
Данная технология позволяет выполнять те дела, которые действительно хочется сделать, да и какая-либо задача кажется более легкой, если необходимо совершить выбор между ней и оставшимися задачами. Система позволяет найти баланс между рациональностью и интуицией и хорошо подходит тем людям, которые не любят заранее расписывать крупные планы.
«Автофокус» не связывается с жизненными целями, но предлагает подробный и четкий алгоритм оперативного тайм-менеджмента. При использовании методики почти любая работа делается с удовольствием, система позволяет фокусироваться на самом важном без применения жестких рациональных схем выбора.
Основой системы, как и в GTD, является длинный список всего, что вы хотели бы сделать когда-либо, записанный в блокнот в линейку. Как только в голову приходит новая задача необходимо записать ее в конец списка. Марк рекомендует записывать все, что только приходит в голову, даже не пытаясь оценить идею. Система сама оценит ее.
Алгоритм обработки списка задач: Прочитайте все пункты, записанные на странице быстро, не предпринимая каких-либо действий. Такой быстрый обзор позволяет вашему мозгу начать обрабатывать задачи без давления или усилий с вашей стороны. На втором шаге снова читайте все задачи, но уже медленно и вдумчиво, пока одна из них не выделится. Не пытайтесь мысленно расставлять приоритеты — это разрушит баланс между рациональной и интуитивной составляющими вашего разума. Взамен — дождитесь чувства облегчения при виде задачи, вы просто поймете, что данный пункт готов быть выполненным. Если вы пропустите его, даже дойдя до конца страницы, вы будете чувствовать, что сделать надо было именно его. Как только вы поймаете это ощущение, вы поймете, что все сопротивление против выполнения этой работы исчезает, и задача кажется нетрудной. Работайте над выбранной задачей, пока вам нравится делать это. Не пытайтесь давить на себя и продолжать работать с выбранной задачей дольше, чем вам это нравится. Система призывает вас использовать подход «понемногу, но часто». Как только вы чувствуете, что сделали достаточно — остановитесь. Вычеркните эту задачу, и запишите ее в конец списка, если вы еще не закончили с ней. Лучше сначала записать задачу снова, а уже потом вычеркнуть ее на прежнем месте. Вы должны повторять все задачи, выполняемые на регулярной основе (работу с почтой, бумагами, физические упражнения), все задачи, которые вы еще не закончили, все, что требует отслеживания (проверка, а не ответил ли уже клиент на отправленные вами вопросы?), и комплексные задачи вроде чтения книги, журнала, просмотр фильма. Продолжайте работать со списком так же и на той же странице. Не переходите на следующую страницу до той поры, пока вы не сможете пройти сверху донизу без того, чтобы какая-либо задача выделилась. Использование каждой страницы, как отдельного блока работы позволяет вам получить преимущество «контролируемого откладывания», которое базируется на том факте, что откладывание в данном случае относительно. Другими словами — любая задача становится легкой, если выбирать между ней и какой-нибудь еще более сложной задачей. Переходите к следующей странице и повторите всю процедуру. Вы можете либо очень быстро перемещаться с одной страницы на другую или наоборот — сидеть над каждой подольше — любой способ приемлем, просто позвольте мозгу самому выбирать выделяющиеся задачи. Если вы перешли к странице, на которой ни один из пунктов не был выделяющимся, значит все оставшиеся невыполненными пункты нужно отменить, не внося при этом в список. Это не означает, что вы никогда не должны добавлять их снова, но вам нужно подождать какое-то время, рассмотреть причину отмены этих задач, обдумать нужно ли вообще делать то, что вы собирались, нужно ли подождать, потому что вы не готовы, а может быть такие задачи лишь отвлекают вас от главных целей. Когда вы решите внести отмененные пункты снова, неплохо переформулировать их или разбить на подзадачи. Выделение отмененных задач маркером облегчает их рассмотрение и анализ. Как только вы закончите с последней страницей — переходите в начало, к первой активной странице. Страницы, которые не активны, то есть не содержат невыполненных задач,можно помечать крестиком на внешнем углу страницы, а также обводить кружком этот крест, если нет не одной активной страницы перед этой. Рекомендации по работе с системой, разработанные Форрестером на основе опыта ее применения: Не забывайте о здравом смысле. Если что-то требуется сделать немедленно — сделайте. Не пытайтесь сразу редактировать то, что вы записываете в систему. Ожидайте, что разные задачи будут выполняться с разной скоростью. Не пытайтесь использовать эту систему для вещей, которые привязаны к конкретному времени. Всегда перечитывайте все оставшиеся невыполненными задачи после того, как вы возвращаетесь к странице после перерыва. Это поможет вашему разуму получить общее впечатление о том, что должно быть сделано. Не забывайте добавлять напоминания и заметки о необходимости проследить за чем-то. Это важная часть системы контроля хода выполнения работы. Включайте множество творческих задач вроде: «Подумать о…», «Рассмотреть…», «Обсудить…». Записывайте дату рядом с первой записью, которую вы делаете в этот день. Хотя это вовсе и необязательно, это поможет вам отследить свои успехи и продвижение. Не делайте список труднодоступным, он должен быть под рукой в том или ином виде всегда, когда вам могут прийти идеи. Обеспечьте себе возможность откладывать некоторые дела, которые могут быть сделаны только в будущем: используйте календарь, органайзер или что-то другое, что вы используете. Используйте отдельный блокнот для каждого места, т.е. дома и работы, к примеру. Упрощенной модификацией системы «Автофокус», позволяющей тем не менее продвигать свои дела, является методика «баскетбольная корзина». Дела, которые нужно делать сегодня, записываются на отдельных листках бумаги, которые с удовольствием скомкиваются и скатываются в шарики. В качестве баскетбольной корзины можно использовать корзинку для бумаг или даже обыкновенную коробку из-под обуви, которую устанавливаем в дальний угол комнаты. Бумажные шарики кидаем в импровизированную корзину и тот шарик, который первым попадет в «корзину» и будет тем делом, которое нужно начать делать немедленно. Никакого насилия над личностью, главное не нарушать договоренность с самим собой.
«Тайм-боксинг»
Таймбоксинг – это выделение фиксированного периода времени для работы над конкретной задачей или группой задач. Вместо работы над задачей до ее полного выполнения ей посвящается конкретное количество времени. Если вы хотите сегодня убраться в комнате, не растягивайте это на весь день, а договоритесь с собой (а лучше еще с кем-то) четко: 15 минут на разборку шкафа (только!), 15 минут навести порядок на столе (ни минуты больше!!), 15 минут протереть пыль и пропылесосить пол (успеть обязательно!), а потом — абсолютная свобода и радость! Постоянное применение тайм-боксинга может сделать интенсивную работу привычкой, образом жизни, что приблизит вас к достижению целей.
Основные шаги таймбоксинга: Выберите задачу или группу задач. Возьмите таймер и установите его на время, выделенное вами для задачи. Запустите таймер и сосредоточьтесь на выполнении задачи, стараясь ни на что не отвлекаться. Как только таймер сработает, вы должны прекратить работу. Сигнал должен прозвучать, чтобы не надо было отвлекаться на проверку времени. Вознаградите себя развлечением, приятной деятельностью или заслуженным отдыхом. (Ваша награда также может быть ограничена по времени). Повторяйте данные шаги, пока это необходимо. Для студентов и людей с развитым чувством юмора хорошо работает модификация тайм-боксинга «Уроки». Временные «ящики» имеют продолжительность стандартного школьного урока – 45 минут (можно сделать чуть побольше, например 50). План дня превращается в расписание уроков, только названия уроков выглядят специфически, например «Одежда на неделю» — предполагается что в течение 45 минут нужно выбрать то, что будет одеваться в течение недели, почищено, поглажено, повешено в нужном месте. Вознаграждение — перемена, 10 или 15 минут, на которой можно и поболтать в сети и выпить стакан воды. Если включить креатив, то такое расписание само по себе может послужить неплохой мотивацией. Так вместо «Подготовка к презентации» можно назвать урок «Ораторское мастерство» и т.д.
В следующей статье мы рассмотрим конкретные варианты электронных планировщиков и ежедневников, с помощью которых можно легко ДЕЛАТЬ – планировать свое время.
Читайте больше развивающих статей:
Один ответ
Интересное начало системного материала! Для меня было ново то, что оптимальное планирование для организованных и неорганизованных людей разное…