Всех волнуют вопросы, с чего начинать мероприятие, за сколько времени, какие задачи ставить перед собой и как распределить задачи среди команды.
В этой статье я хочу рассказать вам, как и что делать, а главное, как не пропустить важное.
Наша команда советует начать готовиться к мероприятию минимум за 3 месяца, но все зависит от масштаба. Чем больше людей ожидаете, тем больше времени вам понадобиться, чтобы продать билеты.
Первый этап подготовки и планирование ивента включает:
• Определение цели
• Утверждение бюджета
• Послание
• Тематика, спикеры и контент
• Каналы продвижения ивента
• Детали дополнительные (продумайте, как создать WOW-эффект именно на вашем мероприятии, превысить все ожидания людей, сделать намного больше).
Важно планировать все в письменном виде, создать документ с доступом всей команде, где каждый сможет видеть общую картину и задачи каждого. Детализируйте каждую задачу и шаг, поставьте дедлайны. Наша команда советует для планирования использовать шаблоны Google, программы Trello, Teamweek и Excel.
Второй этап — это реализация проекта.
Мы начинаем воплощать в жизнь продуманную концепцию.
• Составления презентаций и пакетов спонсорства
• Выбор места проведения ивента
• Разработка сценария, подбор музыки, видеоряда
• Поиск и договоренности с партнерами, поставщиками, подрядчиками
• Определение числа гостей, льготных мест
• Разработка соцсетей, медиа плана, контента, видео и фото
• Договоренности с медиа, запуск платной рекламы и бартерной
• Распределение ролей с коллегами
• Технические моменты (кейтеринг, инфраструктура, свет, микрофоны, камеры и т.д.)
• Продвижение ивента по всех каналах коммуникации (соцсети, метро, банера, журналы, порталы и т.д.)
• Разработка раздаточных материалов (ручки, блокноты, флаера, программа и подарки).
Третий этап – проверка всех деталей за несколько недель до мероприятия.
Многие компании слишком самонадеянные и упускают этап проверки всех деталей и договоренностей. Но лучше 100 раз позвонить подрядчикам, уточнить детали и быть спокойным в день ивента.
Поэтому проверяем такие моменты по чек-листу:
• Уточнение всех договоренностей с подрядчиками и партнерами по телефону, утверждение еще раз в письменном виде на почте.
• Проверка количества гостей, проданных билетов и мест в зале
• Финальная рассылка с напоминанием о мероприятие гостям
• Приглашение журналистов на ивент
• Распределение зон ответственности в день мероприятие между коллегами
• Проверка презентаций спикеров, напоминание об их выступлениях по телефону, уточнение их пожеланий
• Заказ еды и воды для команды в день мероприятия, а также для спикеров, подрядчиков
• Проверка всех деталей на локации ивента, оформления зоны продаж, партнерской зоны, фуршета, зоны регистрации
• Проверка графика доставки техники, света, банеров, столов и т.д.
И это еще не все, самое важное — это работа после завершения ивента. Это ваш маркетинг и залог успешных будущих продаж.
FOLLOW-UP этап
• Благодарения всех подрядчиков, партнеров и спикеров.
• Ключевые встречи после ивента
• Отчетность руководителю, а также спонсорам и партнерам (фото, видео, документы об оплате и т.д.)
• Работа со СМИ: публикация всех материалов на медиа ресурсах и соц сетях, а также мониторинг всех материалов и отзывов.
• Анализ эффективности: опрос гостей по телефону о впечатлениях после ивента, а также приглашение на следующий ивент. Что можно учесть и улучшить при проведении следующего мероприятия?
Помните, от вашего настроя многое зависит. Верьте с себя и команду, легко воспринимайте вызовы и проблемы, решайте их быстро и идите дальше только за успехом.
Яна Кучеренко, руководитель коммуникационного агентства «Ключевые стратегии», официальный представитель Ника Вуйчича в странах Европы и русскоговорящих странах. Любящая жена, заботливая мама 2 сыновей, журналист, pr-менеджер, маркетолог, общественный деятель.
http://keystrategy.com.ua/
https://www.youtube.com/watch?v=ljdpM-MX-EY
