«Отдельный скрипач сам управляет собой, оркестр нуждается в дирижере.» ( Карл Генрих Маркс )
В предыдущей статье мы определили тот минимум, с которого нужно начинать руководителю. И если с наемным управленцем все более или менее понятно и просто, то вот начинать управлять предпринимателю без опыта руководства гораздо сложнее. Предлагаю тебе рассмотреть каждый пункт поподробнее.
1. Определиться с организационной структурой своего предприятия. Что это значит?
Организационная структура (ОС) — это концептуальная схема предприятия, которая организует людей для выполнения определенных задач и функций, определяет подчиненность, обязанности, полномочия. Вам может показаться, что ОС нужна, прежде всего, предприятиям с большим штатом. Однако, это заблуждение. По сути ОС — это скелет предприятия, не важно большое оно или малое.
Грамотно построенная структура управления позволяет дать четкое понимание функционирования организации или предприятия, выстроить взаимосвязи между сотрудниками, понять, какие функции можно отдать на аутсорсинг, а какие выполнять самим. Вы сразу увидите, какие функции должны выполнять сотрудники, какие связи будут между отделами и подразделениями, какова иерархия подчиненности, какую ответственность несет каждый работник. Проще говоря, она позволяет упорядочить работу, сделать ее более эффективной и не отвлекаться руководителю на мелочи, не тащить все на себе.
Поэтому не игнорируйте такой важный элемент организации бизнеса, а лучше постройте свою ОС и проверьте, насколько она у вас эффективна. Думаю, что вы сразу увидите сильные и слабые стороны своего бизнеса.
В вашей организационной структуре должны присутствовать три основных элемента:
* Управление — лицо или лица принимающие решение
* Правила работы организации — регламенты, инструкции, положения и т.п.
* Распределение труда — кто что делает, какие функции выполняет.
Существует несколько типов организационных структур. Но для предприятий малого и среднего бизнеса я бы рекомендовала остановиться на двух: линейной и функциональной.
Линейная организационная структура самая простая. Ее характерная особенность в том, что решения спускаются сверху вниз, линейным руководителям. Линейная структура подходит для маленьких организаций и позволяет легко принимать решения. Схема:
Функциональная структура также не отличается сложностью. Этот вид организационной структуры классифицирует людей согласно функции, которую они выполняют в профессиональной жизни. Схема:
Как видите, организационная структура еще и позволяет нам определить подчиненность между отделами и сотрудниками.
2. Расписать функции своих отделов и сотрудников. Каждый отдел должен иметь Положение — документ, определяющий порядок его работы, а каждый сотрудник — Должностную инструкцию — документ, регламентирующий организационно-правовое положения работника, его обязанности, права и ответственность. Образцы этих документов ты без труда найдешь в открытых источниках.
3.Рассчитать точку безубыточности (критическую точку) и контрольные цифры. Критическая точка показывает нам тот необходимый объем продаж, при котором прибыль равна нулю. Напомню вам, что прибыль — это разница между доходами и расходами. На основании этого показателя мы можем определить, какой объем работ выполнить, какой объем услуг оказать, сколько продукции реализовать чтобы выйти на нулевую прибыль. Превышение показателя критической точки говорит о том, что вы получаете прибыль, если этот показатель не достигнут — несете убытки.
4.Наметить план работы и развития предприятия. Это самый ответственный и самый трудоемкий процесс. Если предприятие еще не имеет отделов а состоит только из специалистов, то план разрабатывает сам руководитель, при наличии отделов, планирование осуществляется с учетом их планов.
План — это документ, в котором отражается намеченная на определенный период работа. В нем указываются цели, содержание, объем, методы, последовательности и сроки выполнения. Можно сказать, что это программа действий, направленных на получение максимально возможной прибыли. Хорошо продуманный план должен отвечать следующим критериям:
* конкретность и измеримость: он должен оцениваться в результатах и единицах измерения;
* временные рамки: каждый план должен иметь четко прописанные временные и сроки исполнения.
* реалистичность: план должен быть выполнимым. Если ты составляешь заведомо недостижимый план, то произойдет сбой работы во всех направлениях. Нереальный и заведомо невыполнимый план может принести тебе большие разочарования и, как следствие, демотивировать и тебя и сотрудников.
* гибкость: план должен предусмотреть различные варианты развития событий и иметь возможность корректировки на всем протяжении его исполнения.
* оптимальность: из нескольких альтернатив выбирается наиболее приемлемый вариант его реализации.
Поэтому подходить к планированию нужно очень серьезно и уделить ему достаточно много времени. Если у тебя нет плана, то у твоего бизнеса нет развития. Хотя бы простой план, зафиксированный на бумаге, ты должен составить и обязательно ознакомить с ним своих подчиненных. Все должны знать в каком направлении двигаться. А тебе легче будет осуществлять контроль и спрашивать результаты работы.
Когда ты сделаешь эти первые шаги, ты почувствуешь, что приобрел свои первые управленческие навыки, прошел «боевое крещение». Можешь собой гордиться, ибо это действительно большая работа, в том числе и над собой. Ты узнал много нового, применил свои знания на практике и получил первые управленческие результаты. Поверь, это дорогого стоит. Поздравляю!
Ну и как всегда тебя ждут вопросы для самокоучинга, ответив на которые ты не только закрепишь полученные знания, но и прокачаешь свои навыки руководителя.
До встречи в следующей главе!
Вопросы для самоанализа:
1. Была ли информация для тебя новой, нужной и полезной?
2. Осознал ли ты важность организационной структуры, в чем она для тебя заключается?
3. Составь организационную структуру своего предприятия. Даже если у тебя нет каких-то отделов, специалистов, нарисуй идеальную схему, к которой тебе нужно стремиться. Насколько сложно для тебя это было?
4. Составь план работы на квартал с учетом тех критериев, которые описаны выше. Сколько времени заняло у тебя планирование? Получилось ли с первого раза? Как ты думаешь, каких знаний тебе еще не хватает?
5. Готов ли ты обучаться управлению дальше?
PS: Другие статьи по теме: «Теперь ты руководитель. С чего начать».
«Личная эффективность: что она тебе дает?»
Еще больше полезной и интересной информации на моей странице в инстаграм @lasrisa_bizcons, присоединяйся
@Лариса Салынова, 2019
