День только начался, а дел уже по горло: личные и по работе, большие и маленькие, давнишние и свежие, срочные и неважные — все нависает, словно Дамоклов меч, а в голове роятся сотни «Я должен». Хотите жить на полную мощность, но не получается? Слишком заняты? Предлагаем эффективную систему управления задачами, которая позволит ничего не забывать, не нервничать из-за текущих дел и освободит вам уйму времени.
Чтобы сохранять спокойствие, ясный рассудок и контроль над ситуацией, причем постоянно, а не урывками, учитесь эффективно справляться с множеством дел — у каждого из нас десятки, если не сотня обязанностей, который порой просто мешают жить и наслаждаться моментом. Марк ван Дорен, популярный американский писатель, говорил, что самые счастливые люди — те, кто может целиком и полностью сосредоточиться на одном моменте. Эти слова подтверждают новые исследования о том, что мультизадачность — миф. Именно поэтому в XXI веке так важно уметь справляться с делами, не подвергая себя стрессу и не погружаясь в пучину бесконечных долженствований.
Вот советы из книг, которые помогут вам овладеть навыками упорядочивания своих дел. Не пугайтесь громкого названия «система» — на самом деле решение каждого вопроса будет занимать 1-2 минуты. Поехали?
Заведите корзину «Входящие»
Жизнь под контролем — вот основная цель этой затеи. Касается ли дело домашней кухни или рабочих обязанностей, сохранять ясную голову в пучине хаоса всегда хорошо. Для этого нужно разобраться с бесконечными потоками информации, которые приходят извне. Пропущенное электронное письмо, невыполненное обещание и непринятое решение могут обернуться катастрофой. Тут-то и пригодится таинственная корзина «Входящие».
Что же это такое? Объясняем: это место, где хранятся записи о всех ваших обязательствах. Когда вы держите все голове, многое ускользает. Результат, как правило, плачевный. Прекратите обращать внимание на все подряд — освободите свой мозг от этой задачи. Всю информацию собирайте в символической корзине, где они будут храниться, пока у вас не найдется минутка для решения, как поступить с этой задачей (и браться ли за нее вообще).
Как выглядит корзина «Входящие»? Да как вам удобно. Это может быть блокнот или ежедневник, папка для бумаг или набор стикеров, онлайн-планировщики или календарь в смартфоне. Туда вы будете помещать абсолютно все незавершенные дела и задачи, которые сейчас выполняете. Любые дела, по отношению к которым у вас возникают мысли «я обязан», отправляются в корзину «Входящие».
Отсекайте лишнее
В вашу корзину должно попадать не все подряд. Каждое дело должно проходить фильтр «А оно мне надо?». Свою жизнь очень легко завалить хламом из обязанностей, если браться за каждую задачу или идею. Это простая математика: чтобы не чувствовать себя, как выжатый лимон, нужно соблюдать баланс, поступайте так — одну вещь в график добавляете, другую выбрасываете. Иначе вы слишком быстро погрязнете в тысяче и одной мелочи.
Всякий раз, когда появляется что-то новое, сначала подумайте: стоит ли за это браться. Помните, каждое новое дело должно либо приносить больше пользы, либо нравиться вам больше, чем что-то из уже имеющихся обязательств. И это касается не только работы или бытовых дел, но и хобби и развлечений.
Сортируйте задачи
Как только вы узнаете о новом деле, письме или в голову приходит идея, начинается этап обработки. Вы должны ответить на два вопроса:
- Что это? Не удивляйтесь. На самом деле у людей на столе образуются горы бумаг, потому что они не потратили пять секунд на выяснение сути. Например, вам пришло письмо из бухгалтерии о том, что бла-бла-бла насчет бла-бла-бла. По привычке вы откладываете его на потом. Стоп! Здесь надо действовать по-другому: быстро анализируйте это новое «что-то» — нужно понять, что же перед вами.
- Требует ли это действий? Тут два ответа: «нет» или «да». Каждый из них влечет за собой варианты развития ситуации. Если ответ «нет», тогда дело либо отправляется в мусор, либо ставится напоминание в календаре (например, сделать через 1 неделю), либо перемещается в архив (это справочные материалы, которые вам могут когда-нибудь понадобиться). Если ответ «да», вы записываете: а) какой результат должен получиться; б) какое действие следующее. Обязательно поставьте «напоминалку» в смартфоне.
Выбирайте будущее действие
Итак, в вашей корзине «Входящие» — только актуальные задачи, каждая из которых требует от вас каких-то телодвижений. Что ж, настало время решать. Любое действие можно выполнить, делегировать или отложить. Все. Больше никак вариантов.
- Если дело занимает меньше двух минут (ответить на письмо, позвонить кому-то), просто берем и делаем его.
- Если задачу можно поручить человеку, который справится лучше вас, значит, это и делаем (что уже переходит в категорию «дела двух минут» — надо только позвонить или отправить электронное письмо).
- А вот если дело занимает больше двух минут и выполнять его предстоит лично вам, тогда решите, когда именно за него возьметесь, и поставьте себе напоминание.
Регулярно очищайте корзину по принципу «Время — Польза»
Возьмите в привычку раз в неделю просматривать всю собранную информацию. Иначе система упорядочивания дел очень скоро превратится в свалку. Напротив каждой задачи делайте пометку: либо что конкретно и когда нужно сделать, либо на какое время отложить.
Рассматривайте дело и с точки зрения пользы. Каждая новая задача должна быть для вас полезной. А если в какой-то момент вы перестаете ощущать преимущества выполнения задачи (особенно это касается регулярных дел, социальных ролей и обязанностей), ищите способ от нее освободиться. Это помогает двигаться дальше, расти в профессиональном и личностном плане. Еженедельный обзор — ключ к успеху, не забывайте об этом.
Сделайте метод свободной корзины «Входящие» образом жизни и увидите, как ситуация налаживается. Этот метод можно свободно использовать и в быту, в отношении повседневных задач, и в работе, и даже в отношениях. Польза будет максимальной!
