Время всегда не на нашей стороне: как стать тайм-менеджером своей жизни

Как подчинить время своим целям, гармоничной жизни и рабочему графику: рекомендации по умному тайм-менеджменту. 

Как это ни банально звучит, но время — это то, что вы не купите ни за какие деньги. Время — это тот ресурс, который никогда не находится на нашей стороне, они лишь убегает от нас и никогда не возвращается назад. К тому же, это ресурс невосполнимый. Каждому из нас важно осознать ценность времени и его быстротечность.

Как планировать время: 5 ключей, чтобы победить в марафоне жизни

Время — дефицитный ресурс

[sc name=»quote» desc_text_quote=»«Время — дефицитный ресурс и если им не уметь управлять, то ничем управлять не сможем». » desc_author=»Питер Ф. Драккер» ][/sc]

Вездесущая статистика говорит о том, что среднестатистическая жизнь человека состоит из 840 месяцев. Много это или мало? Предлагаю увидеть это наглядно.

Давайте каждый месяц жизни изобразим в виде квадратов. Выделите красным цветом уже прожитые месяцы, а зеленым — те, что еще нужно прожить. Теперь вы видите, сколько времени у вас осталось для достижения целей и желаний.

Осознайте ценность каждого месяца. Теперь вы понимаете, как важно использовать каждый месяц с максимальной пользой? Для этого важно научиться управлять временем.

Я поделюсь принципами управления временем, которые давно использую сама, и эффективность которых подтверждена личным опытом. Но это не значит, что вы должны им слепо следовать. Выберите те принципы, которые близки вам по духу.

Техники, как подчинить время

Итак, для начала нужно осознать, что в сутках есть время на поддержание жизнедеятельности организма, поддержание качества жизни и время на профессиональную деятельность. Главное, распределить эти три вида времени пропорционально и не в ущерб друг другу.

1. Время на поддержание жизнедеятельности — это сон, питание, гигиена, забота о здоровье. Если вы начнете экономить на этом отрезке времени, то концентрация начнёт падать, будет меньше энергии. В итоге вы потратите больше времени на восстановление сил, чем сэкономите. Поэтому, вам нужно хорошо высыпаться, правильно и вовремя питаться и поддерживать личную гигиену. Истины прописные, но часто нарушаемые. Например, сон. Недостаток сна — частое явление в жизни руководителя, вызывающее хронические заболевания, которые отнимают и силу и энергию;
2. Время на поддержание качества жизни связано с досугом, ведением домашнего хозяйства, путешествиями, хобби. Все то, что делает жизнь наполненной эмоциями, комфортной, осмысленной, яркой и полноценной. Пренебрегать этим временем тоже нельзя. Вы должны постоянно развиваться, получать заряд положительных эмоций, заряд энергии для продуктивной деятельности. Унылая жизнь, отсутствие должного качества жизни еще никого не привели к успеху;
3. Время на профессиональную деятельность связано непосредственно с работой. На этот промежуток времени, как правило, падает больше всего целей и задач. Именно тут проявляется умение расставить приоритеты и организовать рабочий процесс эффективно. Этот вид времени рассмотрим подробнее.

Как развить самодисциплину и тайм-менеджмент, если ты прокрастинатор?

1. Работайте в специальном планировщике

Первая моя рекомендация — заведите ежедневник или работайте в специальной программе — планировщике времени. Перенесите туда все свои задачи и выработайте привычку все записывать, ведь вы не можете держать все в голове.

Человек способен удерживать в краткосрочной памяти лишь около семи задач одновременно, не больше. Если у вас нет системы хранения задач, то вы наверняка забудете выполнить что-то, а это негативно скажется на эффективности достижения целей.

Возможно, вы вспомните о выполнении задачи в неподходящий момент: когда в приоритете другая задача, либо когда времени для выполнения всплывшей из памяти задачи уже нет.

2. Матрица Эйзенхауэра

Моя вторая рекомендация — возьмите систему управления временем, легкую и в то же время удобную. Это Матрица Эйзенхауэра.

В ней всего четыре квадрата, и в каждом из них – критерии оценки дел. Дела оцениваются по двум критериям – срочность и важность.

• Красный Квадрат – это важные и срочные задачи.
• Жёлтый Квадрат – это важные, но не срочные задачи.
• Синий Квадрат – это срочные, но не важные задачи.
• Зелёный Квадрат – это неважные и не срочные задачи.

Инструментом просто пользоваться. Поместите любое имеющееся дело в определённый квадрат, согласно двум критериям. В итоге весь список дел, текущих и заранее спланированных, будет рассортирован по четырём квадратам.

• При идеальном планировании времени красный квадрат должен быть пустым. Если какое-то дело вы отнесли к важным и срочным, значит вы плохо спланировали время, и теперь это требует безотлагательного решения. Вы непростительно затянули время для принятия важного решения или выполнения важного дела.
• В идеале, важные дела должны располагаться в желтом квадрате. Это произойдет сразу, как только вы научитесь расставлять приоритеты. У меня есть свой метод: из всех дел, запланированных на сегодня, выделите три жизненно необходимых для работы, невыполнение которых может негативно отразиться на последующей деятельности. Это и будут приоритетные дела.
• В синем квадрате будут текущие дела, обеспечивающие бесперебойную работу в целом. Это, например, закуп материала или комплектующих, починка принтера, ремонт офиса, совещания. Задачи из синего квадрата нужно решать сразу по мере их поступления.
• В зеленом квадрате расположите те дела, которые позволяют отвлечься от работы, приятные мелочи и послабления. Сюда отнесем разбор почты, беседы с коллегами, перерывы на кофе, а также поглотители времени: компьютерные игры, беседы в курилках, обсуждения в офисе сериалов, футбольных матчей, соцсети. От поглотителей нужно избавляться в срочном порядке. В идеале зеленый квадрат должен быть пустым.

Кроме того, в целях рационального использования времени, вы должны научиться распределять часть задач между подчиненными, то есть делегировать полномочия.

Энергетические вампиры современности: 5 вещей, которые высасывают силы

Вопросы для самоанализа

Управление временем — важный навык. Ему нужно учиться. Этот навык формируется на уровне привычки. Для этого нужно задаться целью планировать свое время и выполнять ее 21 день подряд. Именно за это время формируются привычки.

Вопросы для самоанализа:

1. Планируете ли вы свое время и ведете ли ежедневник?
2. Сложно ли вам определять приоритетные дела, почему?
3. Есть ли у вас свои методы или системы планирования времени?
4. Читали ли вы книги, статьи по тайм-менеджменту?
5. Как вы думаете, насколько важно уметь грамотно распоряжаться своим временем?

Управляйте своим временем, и тогда вы будете управлять своей жизнью.