Постановка задачи – что на выходе?

96% руководителей сталкиваются с тем, что подчиненный не хочет (не может, не успевает) выполнять поставленные задачи или выполняет их неправильно. Вы рассчитываете получить чертеж квадрата на послезавтра, а получаете нарисованный круг через неделю? Давайте разберемся вместе!

Почему у подчиненных возникают сложности с выполнением, казалось бы, простых действий? Может быть много разных причин, например:

• Не понял задачу – самый простой случай!
• Не хочет ее выполнять
• Считает, что лучше руководителя знает, как делать правильно
• Не рассчитал свое время на выполнение задачи
• Не имел достаточно ресурсов для выполнения поставленной задачи

В любом случае, когда мы получаем конечный результат – круг вместо квадрата, то слышим следующие оправдания:

• Но Вы сами говорили, что…
• Я не успел…
• Я понял задачу именно так…
• Я не знал, что…
• Вы неправильно мне объяснили!
• Что же вы сразу не сказали?!
• и т.д.

В общем, виноват кто угодно, только не исполнитель. Знакомо? Для того, чтобы избежать подобных досадных недоразумений, можно использовать несколько трудоемкий, но простой алгоритм постановки задачи: Формулирую задачу (не забываем про SMART!) – Что необходимо сделать? Устанавливаю сроки – Четкая дата и время, когда необходимо получить готовый результат. Определяю приоритеты – Почему это важно? Как перераспределить ресурсы/время? Даю четкие пошаговые инструкции (при необходимости) – Как нужно выполнить задачу? Обсуждаю необходимые ресурсы – Что можно использовать, кого привлечь? Проверяю подчиненного на «Понято» и «Принято» — Как ты понял поставленную задачу? Как ты считаешь, с получением информации трудностей не возникнет? Если не понято – уточняем, где возник разрыв коммуникации (идем сначала). Последний пункт – самый ценный, он гарантирует вам выполнение задачи в виде квадрата. Именно при помощи проверки на «понято» и «принято» можно судить о том, насколько подчиненному понятна и ясна поставленная задача.

Если дело имеем с «трудными» сотрудниками – задачу можно давать в письменном виде.

Так же важно определить точки контроля, если задача «большая». Еще можно установить особое поощрение за сверхсрочное выполнение, если нужно и есть возможность. Кстати, такой алгоритм действует не только в рабочих, но и в бытовых ситуациях.

Единственный случай, когда имеет смысл не настаивать на вашем решении задачи – если сотрудник предлагает оптимизировать пути достижения цели, предлагает свой вариант решения, делая процесс выполнения более эффективным.

Анекдот:

На уроке литературы: — Дети, кто прочитал «Войну и мир»? С задней парты: — А ее прочитать надо было? — А ты что сделал? — Переписал…

Читайте по теме:

• Как выполнять работу в срок
• Корпоративная культура