Инструменты тайм-менеджмента: Матрица Эйзенхауэра, Pomodoro, Mind mapping

Методы тайм-менеджмента помогут вам успевать все запланированное, оставлять свободное время для увлечений и общения с близкими, избегать спешки и опозданий. Мы расскажем о самых эффективных инструментах тайм-менеджмента, которые помогут вам идеально спланировать свое время.

Планы — это мечты знающих людей. Эрнст Фейхтерслебен 

Матрица Эйзенхауэра

Этот отличный метод тайм-менеджмента позволит вам правильно расставить приоритеты. Итак, данная матрица представляет собой квадрат, в свою очередь разделенный на четыре квадранта:

• Важно и срочно — это задачи, которые необходимо выполнить немедленно, поскольку они имеют огромное значение для достижения ваших целей. К ним относятся важные встречи, дедлайны и неотложные проблемы.

• Важно, но не срочно — это те задачи, которые имеют большое значение для достижения желанных вами целей, но не требуют немедленного выполнения. К ним относятся: планирование, развитие навыков.

• Не важно, но срочно — это задачи, которые требуют немедленного выполнения, но не имеют большого значения для достижения целей. Срочные встречи, запросы коллег и другие отвлекающие факторы.

• Не важно и не срочно — задачи, которые не имеют большого значения и не требуют немедленного выполнения. К ним относятся: просмотр социальных сетей, чтение новостей и другие задачи, которым можно уделить время, но они не являются необходимостью.

Подробнее о методе тайм-менеджмента — матрице Эйзенхауэра:

При подготовке к сражению я всегда находил, что планы бесполезны, но планирование — обязательно. Дуайт Эйзенхауэр

Оцените каждую задачу по двум критериям: важности и срочности. Затем, в зависимости от того, в какой квадрант она попадает, вы можете определить, как с ней поступить.

Задачи из квадранта «Важно и срочно» являются самыми важными и требуют немедленного выполнения. Чтобы справиться с ними, необходимо делегировать их, если это возможно, или найти время для их выполнения в своем расписании.

Задачи из квадранта «Важно, но не срочно» требуют немедленного выполнения. Их можно отложить на потом, но важно не забыть о них и выделить для них время в своем графике. Необходимо составить план их выполнения и придерживаться его.

Задачи из квадранта «Не важно, но срочно» не важны для достижения ваших целей, но требуют немедленного выполнения. Их стоит как можно быстрее выполнить, но не нужно тратить на них много времени и сил. 

Задачи из квадранта «Не важно и не срочно» порой можно полностью игнорировать или делегировать кому-то другому. 

Плох тот план, который нельзя изменить. Публилий Сир

Метод тайм-менеджмента: Pomodoro

Эффективный метод тайм-менеджмента разбивает работу на 25-минутные интервалы с короткими перерывами. Данный метод еще называют убийцей прокрастинации. Это простая техника управления временем, разработанная Франческо Чирилло в конце 80-х годов. Он назван в честь кухонного таймера в форме помидора, который Чирилло использовал для измерения времени работы.

Как пользоваться методом Pomodoro

1. Выберите задачу.
2. Установите таймер на 25 минут.
3. Работайте над задачей, не отвлекаясь, пока таймер не сработает.
4. Сделайте 5-минутный перерыв.
5. Повторите шаги 1-4 четыре раза.
6. После четырех Pomodoro сессий сделайте более длительный перерыв, 20-30 минут.

Ничто так не удивляет людей, как здравый смысл и действия по плану.

Ралф Уолдо Эмерсон

Метод Pomodoro улучшает концентрацию, ведь короткие сессии работы и регулярные перерывы помогают оставаться сосредоточенными. Данный метод — великолепный помощник в борьбе с прокрастинацией. Приступить к 25-минутным сессиям работы —  гораздо проще, чем взяться за большие, неразделенные задачи. Вы сможете выполнить намного больше работы! А перерывы между промежутками активной деятельности помогут избежать стресса и эмоционального выгорания.  Метод Pomodoro учит прекрасно контролировать свое время и внимание.

Подробнее о данном методе тайм-менеджмента:

Как использовать метод Pomodoro

• Скачайте приложение Pomodoro или используйте обычный кухонный таймер.
• Выберите тихое рабочее пространство
• Разбейте большие задачи на 25-минутные.
• Во время Pomodoro-сессий отключите все уведомления, пусть ничто не отвлекает вас от работы.
• Сосредоточьтесь только на выполнении задачи, находящейся перед вами.
• Не заглядывайте в телефон или электронную почту во время Pomodoro-сессий.
• Используйте перерывы для того, чтобы отдохнуть и размяться.
• Следите за своим прогрессом и отслеживайте количество выполненных Pomodoro.

Экспериментируйте с длиной сессий и перерывов. Найдите то, что работает лучше всего. Используйте Pomodoro для всех видов задач, а также объединяйте эту технику с другими методами управления временем. Если вы ошиблись и отвлеклись во время Pomodoro-сессии, просто начните заново. И главное — наслаждайтесь процессом!

Метод Pomodoro — это простой и эффективный способ повысить продуктивность.  

Mind mapping (ментальная карта)

Это мощный метод тайм-менеджмента для организации мыслей и идей, расставления приоритетов и создания плана действий. 

Как создать ментальную карту планирования времени:

• Начните с центральной темы или задачи.
• Добавьте основные ветви, представляющие крупные задачи или категории задач.
• Добавьте дочерние ветви, представляющие более мелкие задачи или подзадачи.
• Используйте самые разные цвета, символы и изображения, чтобы сделать вашу ментальную карту более запоминающейся.

Используйте этот метод для простого планирования дня, для планирования крупного проекта и так далее.  

Преимущества использования Mind mapping

Ментальные карты:

• Помогают визуально представить задачи и цели — а это прекрасный способ лучше понять, как все взаимосвязано, и что необходимо сделать для достижения целей.

• Помогают расставить приоритеты. Теперь вы сможете легко видеть, какие задачи являются самыми важными.

• Помогают создавать планы действий. Вы можете использовать ментальную карту для определения шагов, необходимых для выполнения каждой задачи.

Варианты применения ментальных карт:

Советы по использованию Mind mapping

Регулярно просматривайте ментальную карту. И не бойтесь вносить изменения по мере выполнения задач. А еще вы можете делать совместные ментальные карты. Это помогает достичь максимальной согласованности действий всех участников. 

Ментальные карты — мощный инструмент, который поможет вам лучше планировать свое время. 

Как планировать, чтобы все успеть?

Надеемся, эти эффективные методы тайм-менеджмента помогут вам все организовать. Достигайте высокой продуктивности и в ворохе дел не забывайте об отдыхе!