7 секретов тайм-менеджмента + Техника SMART

Вы устали и остро нуждаетесь в отдыхе, а дел становится все больше? Возможно, пришло время пересмотреть свой подход к планированию. Управление временем — это целая наука, которая поможет вам работать продуктивнее и эффективно использовать время.

Что ты хочешь? — Я хочу убить время. — Время очень не любит, когда его убивают. Льюис Кэрролл

Принципы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент —  совокупность методов и техник, которые помогают лучше распоряжаться своим временем. Включает в себя такие аспекты, как постановка целей, планирование, приоритизация, делегирование задач и управление отвлекающими факторами.

Умение управлять временем откроет перед вами огромные возможности. Вы будете работать продуктивнее и сможете быстрее достигать желаемого. Кроме этого, вы снизите уровень стресса, и у вас останется больше времени для родных, друзей, отдыха и хобби.  

Все методы управления временем основаны на трех основных принципах: 

Приоритизация

Это процесс определения важности и срочности задач, возможность расставить приоритеты, сконцентрироваться на главном и избежать прокрастинации.

Один из способов приоритизации задач — использовать матрицу Эйзенхауэра, которая разделяет все задачи на четыре категории:

• Важные и срочные
• Важные и несрочные
• Неважные и срочные
• Неважные и несрочные

Планирование

Процесс составления плана действий для достижения целей. Помогает определить, что и когда нужно сделать, а также сколько времени это займет.

При планировании важно учитывать ваши цели, ограничения и возможности, ресурсы и обстоятельства.

Структурирование

Процесс организации ваших дел и задач. Помогает избежать хаоса и эффективнее распоряжаться отведенным временем.

Списки дел помогут вам отслеживать задачи и контролировать их выполнение согласно установленным срокам.

Через двадцать лет вы будете более сожалеть о том, чего не сделали, чем о том, что вы сделали. Поэтому, отбросьте сомнения. Уплывайте прочь от безопасной гавани. Поймайте попутный ветер своими парусами. Исследуйте. Мечтайте. Открывайте. Гораций Джексон Браун мл.

Техники тайм-менеджмента

Самые популярные техники тайм-менеджмента не раз описывались на нашем сайте:

• Матрица Эйзенхауэра
• Техника Pomodoro
• Техника GTD (Getting Things Done)
• Техника целеполагания SMART

SMART — интересная техника тайм-менеджмента. Это отличный метод постановки целей, который помогает сделать их более конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и ограниченными по времени.

• Конкретность (Specific): цель должна быть четко определена и понятной.
• Измеримость (Measurable): цель обязательно должна быть количественно измеримой, чтобы вы могли отслеживать свой прогресс.
• Достижимость (Achievable): важно, чтобы цель была достижимой, но в то же время достаточно сложной, чтобы мотивировать вас.
• Актуальность (Relevant): ваша цель должна быть актуальной для ваших потребностей и целей.
• Ограниченность по времени (Time-bound): у цели должен быть четкий срок выполнения.

Используя технику SMART, вы сможете лучше распоряжаться своим временем и увеличите шансы на достижение целей. Не перекладывайте ответственность на других или на обстоятельства. Ощутите всю полноту ответственности за достижение желаемого. И регулярно отслеживайте свой прогресс.

Как выбрать технику тайм-менеджмента?

Выбор подходящей техники тайм-менеджмента зависит от ваших индивидуальных потребностей и предпочтений. Попробуйте несколько разных, чтобы найти ту, которая понравится вам больше всего. Ставьте цели, прописывайте план действий, устанавливайте реалистичные сроки, однако старайтесь быть гибкими, чтобы вовремя адаптироваться к ситуации.

Также следует устранить различные отвлекающие факторы. Когда вы работаете над важной задачей, отключите телефон, закройте ненужные приложения и найдите тихое место, где вас никто не будет беспокоить. Во время напряженной работы делайте перерывы каждые 25-30 минут, чтобы немного размяться и отдохнуть. И еще — не бойтесь делегировать задачи. Так вы сэкономите время для самого важного.

Секреты тайм-менеджмента

Существует множество различных методов тайм-менеджмента, каждый из которых отличается своими преимуществами и недостатками.

Хотя бы 5 минут

Этот метод помогает справиться с прокрастинацией. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу. Это усилит ваш контроль над ситуацией и сделает дальнейшую работу чуть легче.

Подготовка с вечера

Этот метод подходит тем, кому трудно вставать рано утром. Запишите свои рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы проанализируете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. 

Дедлайны

Ставьте четкие сроки сдачи работы. Понятные дедлайны стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией.

Автофокус

Если вы часто работаете с задачами без дедлайна, попробуйте метод «автофокуса». Сначала запишите все дела в единый список, а потом медленно его посматривайте, пока вам не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас.

Прежде всего — самое сложное

Делайте самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом.

Мелкие задачи

Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту, отправьте запросы или делегируйте задачи.

Сделайте это завтра

Не беритесь за срочные задачи сразу, а откладывайте их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день! Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и избежать переутомления.

Как планировать день, чтобы все успеть?

Надеемся, эти советы помогут вам работать эффективнее и правильно распоряжаться своим временем. Какой из них вам понравился больше всех? Пишите в комментариях.