Список задач на день: как планировать эффективно?

Существует много книг по планированию и тайм-менеджменту, а также множество интересных способов и приложений, которые сделают вашу жизнь более организованной. Вот список высоко эффективных инструментов! Распределяйте задачи правильно, экономя время и ресурсы, и проще достигайте поставленных целей!

Ничто так не удивляет людей, как здравый смысл и действия по плану. Ральф Уолдо Эмерсон

Хранилище

Это место, где вы можете записать все свои дела, чтобы не забыть их. Чем больше идей вы сохраните, тем больше шансов, что они не улетучатся из головы и будут реализованы. Делайте записи на бумаге, в черновике в телефоне, заведите блокнот-органайзер или электронный органайзер. Так вы точно сократите число забытых дел и уменьшите стресс, связанный с забывчивостью. 

А еще — улучшайте память, чтобы забывать как можно меньше! Это тоже поможет вам работать продуктивнее. 

Интересные методы планирования:

Распределение

Распределите задачи по категориям, чтобы понимать, как проще выполнять их. Если же вы просто запишите все свои дела в кучу, вам будет сложно сориентироваться в них.

Итак, распределяем задачи правильно:

• Разделение по сферам жизни
• Разделение по месту (дом/работа)
• Разделение по одношаговым/многошаговым и актуальным/неактуальным (Getting Things Done)
• Распределение дел по важности

Так вы будете лучше понимать, какую задачу необходимо выполнить срочно, а что можно отложить на потом. У вас уменьшится число ошибок, а также останется больше времени для выполнения намеченного.  

Иерархия

Большинство раздач — многошаговые, при этом шаги должны выполняться последовательно. То есть, поставив большую цель, мы идем к ней пошагово, сперва достигая промежуточные цели. Это необходимо учитывать при планировании. Иерархическое расписание позволяет увидеть основные шаги и их взаимосвязь, чтобы правильно распределить ресурсы и время.

Логическое дерево

Метод визуализации, описанный в книге Чарльза Конн и Роб Малкин, понравился многим. Эта мощная техника позволяет точно сформулировать проблему и указать на ее структуру. К примеру, Чарльз Ганн использовал метод логического дерева, чтобы выбрать новый город для своей семьи. Из 28 возможных локаций он в итоге выбрал одну, и это оказалось отличным решением.

Как выполнять?

• Определение проблемы.
• Разделение на элементы.
• Расстановка приоритетов.
• Составление плана работы.
• Аналитика.
• Обобщение информации.
• Предоставление результатов заинтересованным людям.

Этот простой графический метод структурирования и представления информации представляет собой “дерево”, состоящее из узлов, которые связаны между собой линиями. Узлы обозначают элементы информации, а линии — отношения между ними.

Логическое дерево может использоваться для планирования времени следующим образом:

• Разделите задачу на более мелкие. Каждая подзадача должна быть четко определена и иметь четкие сроки выполнения.
• Соедините подзадачи между собой линиями, показывающими их взаимосвязь. Это поможет вам увидеть, как подзадачи связаны друг с другом и как они влияют друг на друга.
• Определите сроки выполнения каждого из намеченных дел. Это позволит создать план, который будет реалистичным и достижимым.

Вот пример логического дерева, которое можно использовать для планирования времени:

Задача: написать книгу

• 1: Найти тему книги
• 2: Собрать информацию
• 3: Написать черновик
• 4: Редактировать черновик
• 5. Найти издательство
• 6. Договориться об условиях
• 7: Опубликовать книгу

Инструменты тайм-менеджмента:

Человек, в отличии от животного, не может выжить, сообразуя свои действия только с текущим моментом. Человеку необходимо ставить цели, он должен рассчитывать свои действия и планировать свою жизнь. Айн Рэнд

Это логическое дерево показывает, что цель «Написать книгу» состоит из нескольких промежуточных шагов. Подзадачи «Найти тему книги» и «Собрать информацию» должны быть выполнены первыми, так как они являются необходимыми для выполнения следующих дел. Подзадачи «Написать черновик» и «Редактировать черновик» должны быть выполнены последовательно, так как они взаимосвязаны. Задание «Опубликовать книгу» может быть выполнено после завершения всех предыдущих.

Логическое дерево может быть очень эффективным методом планирования времени, так как оно позволяет:

• Обеспечить четкое понимание задачи и промежуточных шагов.
• Увидеть взаимосвязь между подзадачами.
• Создать реалистичный и достижимый план.

Другие примеры

Также в данный пункт можно отнести:

• Структура папок и подпапок операционной системы
• Структура дел в электронном органайзере

Планы и цели:

Эти техники очень полезны, ведь так вы сразу вычеркиваете нереалистичные проекты и уменьшаете число ошибок при планировании. Это отличный способ для принятия взвешенного решения. 

Основа успеха… тяжелая работа, решительность, хорошее планирование и настойчивость. Миа Хэмм, американская футболистка  

Детализация

Детализация по конкретным действиям позволит вам реально оценить объем работ и требуемых ресурсов. Процесс детализации усложняется тем, что со временем поступает новая информация по проекту, и обстоятельства неизбежно меняются. Так что в план придется вносить коррективы, и к этому надо быть готовым.

Так вы сразу отсекаете проекты, которые требуют слишком много ресурсов, снижаете приоритетность слишком затратных проектов и планируете все своевременно. 

Приоритизация задач

После того как мы подробно расписали свои задачи, возникает понимание, что всего не успеть. Как понять, что делать в первую очередь? Приоритеты — это порядок важности различных дел. Расставляя приоритеты, мы определяем, какие задачи нужно выполнить в первую очередь, а какие можно отложить.

Существует несколько способов расставить приоритеты:

• По важности. Самые важные дела — это те, которые имеют наибольшее значение для достижения наших целей.
• По срочности. Срочные необходимо выполнить в ближайшее время, чтобы избежать негативных последствий.
• По комбинациям важности и срочности. Некоторые задачи могут быть одновременно важными и срочными, другие — важными, но несрочными, третьи — срочными, но неважными.

Навыки эффективного планирования:

Какой способ выбрать?

Это зависит от конкретной ситуации. Если мы работаем над проектом с жесткими сроками, то приоритеты лучше расставлять по срочности. Если у нас есть немного больше времени, то можно расставлять приоритеты по важности.

Задайте себе такие вопросы:

• Какие задачи помогут вам достичь ваших целей?
• Сколько времени и ресурсов у вас есть?
• К каким негативным последствиям может привести нарушение сроков?

Выбор приоритетов возможен:

• на основе ценности результатов
• на основе жизненных ценностей
• на основе срочности
• на основе удобства

Этот метод позволяет сфокусироваться на важных задачах и быстрее выполнить намеченное на день. 

Примеры расстановки приоритетов:

• Важно и срочно: сдать отчет клиенту, подготовиться к презентации, завершить проект к дедлайну.
• Важно, но не срочно: разработать стратегию развития, подготовиться к обучению, начать работу над новым проектом.
• Срочно, но не очень важно: ответить на электронное письмо, сделать звонок, подготовить отчет для внутреннего пользования.

Группировка задач

Дела, которые похожи по своему характеру, можно объединить — так будет проще и быстрее. Ведь для их выполнения мы можем использовать одни и те же ресурсы и навыки. Например, если нам нужно поехать в магазин, мы можем захватить с собой список всех необходимых покупок (после посещения продуктового магазина можно зайти в магазин товаров для дома). Это поможет нам не забыть ничего и сэкономить время на поиске нужных товаров.

Группировка задач также помогает избежать отвлекающих факторов. Когда мы выполняем несколько похожих дел подряд, нам не нужно тратить силы на то, чтобы переключиться и вникнуть в новый контекст. Это позволяет нам сосредоточиться на работе и повысить ее эффективность.

Группировка задач — это простой и эффективный способ. Попробуйте применить этот метод в своей работе и жизни, и вы увидите, насколько проще стало экономить время.

Примеры группировки дел:

• По месту реализации
• По ситуации, в которой их нужно делать
• По человеку, с которым связано выполнение дел
• По схожести работы, которую нужно проделать

Это значительно сокращает время на переключение между задачами.

Канбан — эффективное планирование задач:

Созадачность

Некоторые задачи можно выполнять совместно с другими. Чаще всего это относиться к чтению, просмотру и прослушиванию чего-либо. Например, вы можете выйти в магазин и одновременно прослушать аудиоурок. Не следует путать этот метод с многозадачностью, которая предполагает выполнение нескольких дел сразу. В созадачности одна из задач является приоритетной, а другую можно выполнять параллельно с первой.

Надеемся, эти методы помогут вам лучше спланировать свой день и проще, быстрее, успешнее достигать целей, экономя силы, время и ресурсы.