Как все успевать: 7 лайфхаков, чтобы быть продуктивным каждый день

В статье я расскажу, как все успевать и поделюсь лайфхаками, которые использую для того, чтобы быть продуктивным в течение дня, и подводя его итоги понимать, что добился нужных результатов. 

Я глубоко убежден, что временем управлять нельзя – управлять можно только собой. Будучи владельцем нескольких бизнесов, в каждом из которых я активно участвую в управленческих решениях – я регулярно прокачиваю этот навык. Расскажу вам 7 лайфхаков, как все успевать и быть продуктивным каждый день. 

1. Блокируйте в календаре время на утренние планерки

Каждый день я начинаю с небольшой летучки с собой. В рамках планерки я смотрю на список своих дел и фиксирую актуальность, уместность и приоритет каждого. Почему я заношу планерки в календарь? Потому что если их там не будет, то высока вероятность, что со мной забронируют встречу, и я пропущу один раз, второй, и так привычка сойдет на нет. 

10 шагов к изменениям, которые приблизят тебя к достижению цели 

Календарь позволяет держать дисциплину и не пропускать такой важный, задающий продуктивность всему дню, ритуал.

2. Определите, что делать

Долгое время я совершал неочевидную ошибку, которая убивала мою продуктивность. Я ставил все задачи в календарь и работал над ними. Если опираться на матрицу Эйзенхауэра, то я работал только с первой группой задач в течение дня и практически не уделял внимание второй. В результате задачи из второй группы систематически переходили в первый блок, и я изо дня в день работал с горящими делами. 

Обнаружив эту ошибку, я принял решение начинать утро с того, чтобы работать как раз с важными делами, и при этом не срочными. А потом переходить уже к важным и срочным. Так я продвигаюсь в важных делах по обеим графам ежедневно. 

Так выглядит шаблон матрицы Эйзенхауэра:

3. Формулируйте название задач с глагола

Если вы ставите задачу (как себе, так и другим) – всегда ставьте ее, начиная с активного глагола. Тогда сразу будет понятно, какой идеальный результат вы хотите получить.

Пример с глаголом: начать вести здоровый образ жизни. А еще лучше так. Цель — начать вести здоровый образ жизни. Задачи:

• Бегать три раза в неделю по пять километров.
• Исключить из рациона мучные изделия.
• Начать употреблять ежедневно по половинке авокадо.

Сравните с вариантом без глаголов. Цель — ведение здорового образа жизни. Задачи:

• Бег несколько раз в неделю,
• Мучные изделия минус из рациона,
• Добавление в питание авокадо.

Как думаете, какой из двух вариантов будет эффективнее? Я делаю ставку на тот, что содержит глагол – потому что здесь уже есть четкий призыв к действию. В то время как вариант без глаголов больше похож на тезисы, а не задачи. 

[my_product]

4. Соберите все ваши планы, идеи и задачи в одном месте

Самый простой способ навести порядок – собрать все вместе, а затем провести структурирование. Например, я использую приложение Things, в котором храню списки своих мыслей, задач, и даже задач к другим людям (по каждому человеку у меня есть свой список дел, выполнение которых я ожидаю от него). 

Хаос влияет на продуктивность. Когда все мысли разбросаны по разным таск-менеджерам, а часть вообще написана в блокноте или просто зависла в голове – это усиливает иллюзию неразберихи и «кучи дел». Собрав в одном приложении все свои мысли и структурировав их, вы выдохните с облегчением, а слон уже не будет казаться таким большим и неподъемным. 

Отмечу, что для файлов потребуется другое хранилище – например, Google Docs. Здесь можно собирать текстовые документы, планы и таблицы, а также фото и видео. 

5 простых фишек, которые улучшат жизнь и бизнес

5. Анализируйте задачи, которые зависли в прокрастинации

Чаще всего прокрастинацией оправдывают банальную лень. Но бывают случаи, когда за ней стоит нечто посложнее. А именно:

• недостаточное понимание того, что делать,
• неподходящий контекст,
• недостаточно времени и ресурсов.

Как решается вопрос прокрастинации в данных ситуациях?

• Когда задача не ясна – потребуйте уточнений.
• Если задача поставлена не вовремя –  отложите в идеи.
• Если у вас нет ресурсов для реализации – сформулируйте, каких конкретно, и поймите где их достать (или запросите у своего руководителя).
• Если у вас не хватает времени – пересмотрите матрицу Эйзенхауэра, определите приоритет. Если она важна – отложите несрочные и решите ее.

6. Собирайте и опустошайте папку «Входящие» каждые 24-48 часов

Я перевел всю оперативную коммуникацию в Телеграм, но электронная почта по-прежнему остается для меня местом, где фиксируются важные вопросы, которые нужно обсудить. Также мне продолжают писать на почту все заинтересованные в сотрудничестве и партнерстве. 

У меня есть правило – проверять почту не чаще одного раза в сутки. Но в момент проверки я должен провести такой объем работы, чтобы папка «Входящие» стала пустой. Если проверять почту реже, чем раз в 48 часов – то будут накапливаться тонны непросмотренных писем, а это снизит мою продуктивность. 

7. Помните, что продукт работы руководителя – принятые решения

Подводя итог дня, обязательно уделите вниманию тем решениям, которые вы приняли. Может быть так, что с точки зрения производительности сделали вы немного – зато разрешили множество вопросов и выдали ряд распоряжений на внедрение. Если вы руководитель – это и есть ваш конечный ценный продукт. 

Поэтому похвалите себя за продуктивный день, и настройтесь на новый!

[my_product]