Как научиться эффективно делегировать: простая формула в 4 шага

Научившись правильно делегировать, вы получите больше свободы для себя и для стратегических задач в своем бизнесе.

В этой статье вы найдете универсальный алгоритм, который сэкономит ваше время и нервы. А главное, что внедрить его вы сможете уже сегодня.

Как научиться делегировать: 4 шага

Эта статья будет интересна руководителям команд и тем, у кого пока один помощник.

Хорошие и плохие качества лидера: 15 вещей, которые сделают из вас лидера в 2021

1. Зачем нужна эта задача?

Перед тем как делегировать и отдать задачу в исполнение, ответьте себе на вопрос: зачем эта задача нужна? Попробуйте определить, какие возможности принесет ее выполнение вам лично, вашей компании или команде. Также оцените, какими будут последствия, если задача не будет выполнена. Пример. Если не забрать посылку вовремя, придется платить штраф.

Не игнорируйте этот шаг. Сначала может показаться, что это пустая трата времени, но это не так. Как только это войдет в привычку, вы будете анализировать задачу на автомате, в считанные секунды.

Если вы подвисли на этом шаге и не можете придумать, зачем эта задача нужна – не стоит брать ее в выполнение. Переходите к следующей, более актуальной на данный момент. Вы убедитесь, что некоторые задачи будут отпадать совсем, экономя часы для других задач.

Причин тому несколько, может срок актуальности истек, или вопрос уже закрыт другим способом или изменилась общая стратегия компании. Один простой вопрос поможет расставить приоритеты.

[my_product]

2. Что вы ждете от результата?

Убедитесь, что вы понимаете, каким хотите видеть результат, прежде чем делегировать задачу другому человеку. Опишите результат так подробно, словно вы встретили Джина и формулируете ему свое желание максимально конкретно, чтобы он не смог обмануть.

Если вы не можете сформулировать результат задачи сотруднику, ему будет сложно угадать, что именно вы хотите от него. Сотрудник начнет импровизировать, а вам уже известно, что не всегда такая импровизация выгодна компании.

Пока нет ответа – не делегируйте задачу. Экономьте время, деньги и нервы, отказываясь от лишних задач.

3. Запишите задачи с глагола

У вас обязательно должно быть место, куда вы записываете задачи, желательно онлайн. Чтобы сотрудник в любое время смог зайти и посмотреть, а не делать по памяти. Идеально для таких целей подходят программы Trello, Notion. Там вы можете не только дать доступ к задаче, но и следить за процессом выполнения.

Используйте пять и больше слов при описании задачи, чтобы было максимально понятно и сейчас, и через год. В процессе записи задачи часто меняется смысл. Обращайте внимание на первый глагол, важно, чтобы он описывал процесс, а не результат.

• Сделать, а не делать;
• Подготовить, а не готовить;
• Решить, организовать, обеспечить.

Чего добиться? Что сделать? Где искать? Какое условие выполнить? Обязательно обозначьте дедлайн, чтобы задача не растянулась на неопределенное время.

Почему вы боитесь делегировать полномочия

4. Спросите первый шаг

Спросите, что намерен делать сотрудник в первую очередь. Предложите ему записать первый шаг в то место, где записано поручение. Таким образом вы ускорите процесс выполнения задачи, сократите время обдумывания и научите сотрудника самостоятельности.

Чтобы выбрать правильный первый шаг, надо прокрутить в голове весь процесс, и это сделает ваш сотрудник. Если вы поймете, что шаг не тот, сразу сможете скорректировать весь путь.

На примере с посылкой, предложенный первый шаг может быть: вызываю такси и еду на почту. Так вы сможете подкорректировать и предложить сначала проверить, находится ли посылка в отделении, чтобы не тратить время впустую.

[my_product]

Как использовать результат

Каждая выполненная задача должна вести к следующей, а в перспективе они объединены одной целью. Если результат нельзя использовать, скорее всего, эта задача была необязательной.

Обращайте внимание, сколько вы поручаете задач, которые не ведут вас к целям. Проверяйте результаты сразу нескольких задач, каждое утро на планерке или каждую неделю. Все зависит от вашей деятельности. При этом доступ к списку и статусу каждой задачи у вас всегда должен быть под рукой.

Получив отчет, вместе с сотрудником сформулируйте следующую задачу по теме уже выполненных.

Если проблема делегирования и управления актуальна для вас, записывайтесь на мою бесплатную консультацию, нажав на кнопку прямо в этой статье. Она расположена вверху и внизу статьи.