Чек лист в организации ивента — как не пропустить важную деталь

Всех волнуют вопросы, с чего начинать мероприятие, за сколько времени, какие задачи ставить перед собой и как распределить задачи среди команды. 

В этой статье я хочу рассказать вам, как и что делать, а главное, как не пропустить важное. 

Наша команда советует начать готовиться к мероприятию минимум за 3 месяца, но все зависит от масштаба. Чем больше людей ожидаете, тем больше времени вам понадобиться, чтобы продать билеты. 

Первый этап подготовки и планирование ивента включает:

 • Определение цели 

• Утверждение бюджета 

• Послание 

• Тематика, спикеры и контент 

• Каналы продвижения ивента 

• Детали дополнительные (продумайте, как создать WOW-эффект именно на вашем мероприятии, превысить все ожидания людей, сделать намного больше). 

Важно планировать все в письменном виде, создать документ с доступом всей команде, где каждый сможет видеть общую картину и задачи каждого. Детализируйте каждую задачу и шаг, поставьте дедлайны. Наша команда советует для планирования использовать шаблоны Google, программы Trello, Teamweek и Excel. 

Второй этап — это реализация проекта.

Мы начинаем воплощать в жизнь продуманную концепцию. 

• Составления презентаций и пакетов спонсорства 

• Выбор места проведения ивента 

• Разработка сценария, подбор музыки, видеоряда 

• Поиск и договоренности с партнерами, поставщиками, подрядчиками 

• Определение числа гостей, льготных мест 

• Разработка соцсетей, медиа плана, контента, видео и фото 

• Договоренности с медиа, запуск платной рекламы и бартерной 

• Распределение ролей с коллегами 

• Технические моменты (кейтеринг, инфраструктура, свет, микрофоны, камеры и т.д.) 

• Продвижение ивента по всех каналах коммуникации (соцсети, метро, банера, журналы, порталы и т.д.) 

• Разработка раздаточных материалов (ручки, блокноты, флаера, программа и подарки). 

Третий этап – проверка всех деталей за несколько недель до мероприятия. 

Многие компании слишком самонадеянные и упускают этап проверки всех деталей и договоренностей. Но лучше 100 раз позвонить подрядчикам, уточнить детали и быть спокойным в день ивента. 

Поэтому проверяем такие моменты по чек-листу: 

• Уточнение всех договоренностей с подрядчиками и партнерами по телефону, утверждение еще раз в письменном виде на почте. 

• Проверка количества гостей, проданных билетов и мест в зале

 • Финальная рассылка с напоминанием о мероприятие гостям 

• Приглашение журналистов на ивент 

• Распределение зон ответственности в день мероприятие между коллегами 

• Проверка презентаций спикеров, напоминание об их выступлениях по телефону, уточнение их пожеланий 

• Заказ еды и воды для команды в день мероприятия, а также для спикеров, подрядчиков

 • Проверка всех деталей на локации ивента, оформления зоны продаж, партнерской зоны, фуршета, зоны регистрации 

• Проверка графика доставки техники, света, банеров, столов и т.д. 

И это еще не все, самое важное — это работа после завершения ивента. Это ваш маркетинг и залог успешных будущих продаж. 

FOLLOW-UP этап

• Благодарения всех подрядчиков, партнеров и спикеров. 

• Ключевые встречи после ивента 

• Отчетность руководителю, а также спонсорам и партнерам (фото, видео, документы об оплате и т.д.) 

• Работа со СМИ: публикация всех материалов на медиа ресурсах и соц сетях, а также мониторинг всех материалов и отзывов.

• Анализ эффективности: опрос гостей по телефону о впечатлениях после ивента, а также приглашение на следующий ивент. Что можно учесть и улучшить при проведении следующего мероприятия? 

Помните, от вашего настроя многое зависит. Верьте с себя и команду, легко воспринимайте вызовы и проблемы, решайте их быстро и идите дальше только за успехом. 

Яна Кучеренко, руководитель коммуникационного агентства «Ключевые стратегии», официальный представитель Ника Вуйчича в странах Европы и русскоговорящих странах. Любящая жена, заботливая мама 2 сыновей, журналист, pr-менеджер, маркетолог, общественный деятель.

http://keystrategy.com.ua/

https://www.youtube.com/watch?v=ljdpM-MX-EY