5 секретов успешного мероприятия.

Сегодня очень много разных мероприятий делают крупные компании и отдельные люди.
Многих посещает какая-то идея, но все так и остаётся на уровне идеи и несбыточной мечты, так как они боятся потеряться в списке очередных ивентов и быть в минусе.
Большинства волнуют вопросы, в чем же ценность их идеи, где взять деньги, где взять нужные знания и найти команду. Да, мероприятия должны проводить профессионалы, но если вы горите мечтой и имеете глобальное видение, то сможете собрать свою команду профессионалов.

Для этого нужно знать несколько секретов.

1. Ценность идеи

Красивая обложка, а внутри пустота — это не об успешном мероприятии. Весь смысл в ценности идеи.
Если вы искренне верите в важность вашего проекта, руководитель отдела коммуникаций и его подчиненные мотивированы идеей и знают, что мероприятие будет успешным, тогда и другие люди поверят. Ваша уверенность чувствуется в письме, запросе на электронной почте или в личном общении со спонсором.
Очень важный момент в том, что ваше мероприятие должно принести пользу обществу. Это не просто что-то мнимое и пустое, но конкретная и концептуальная идея, которая поможет тем или иным людям, вдохновит их, даст толчок к цели или поможет решить серьезную проблему.

2. Есть идея — нет денег

Не ставьте крест на вашем мероприятии — всегда можно найти нужных людей, которые готовы инвестировать в вас. Возможно привлечь спонсоров, меценатов, компании, которые, например, по бартеру могли бы принять участие в проекте, а также осветить его в средствах массовой коммуникации и интернете. Здесь важно показать вашу идею, проект, а также возможности для партнера или спонсора в виде презентации или видео для лучшего визуального восприятия. Важно показать спонсорам, что ваш проект изменит чью-то жизнь, будь то одного человека или страны.
Опишите, кто и что получает: создайте выгодное предложение большим компаниям, продумайте интересные кооперации и отправьте это им на почту. А дальше дело в вашем упорстве и навыках коммуникации — найти нужное звено и человека, который донесет руководству компании выгоду предложения.

3. Кто ответственный?

Без команды ничего не произойдет. В команде должны быть прежде всего люди, которые объединятся не вокруг зарабатывания денег или популярности, а вокруг идеи. Каждый человек должен отвечать за одно направление. Для того, чтобы не было хаоса, один человек может быть админом, руководителем проекта, который в курсе всех дел. Но под каждую задачу есть конкретный ответственный специалист. Обязательно иметь google таблицы со всеми чек-листами на каждом этапе.
Важно быть ответственным за качество проведенного проекта. Принимать все отзывы: положительные и нет, отвечать на них. После завершения мероприятия обязательно поблагодарить спонсоров, отправив видео, фотографии, комментарии участников. Построение замечательных отношений, основанных на доверии и качестве — ключ к успеху всех ваших проектов.

4. Рекламная кампания

Конечно, для запуска мощной рекламной кампании надо большое количество средств. Но если их нет, вы можете договориться по бартеру: дать билеты партнерам, договориться с блогерами, вручить обед со спикером или другие подарки. Также можно прорекламировать компанию партнера перед мероприятием на экране или попросить директора вручить призы. Если есть большой бюджет на рекламу, тогда важно запустить рекламу (платную) в интернете, но при этом обязательно определить аудиторию. Платформами для рекламы могут быть фейсбук и инстаграм, в виде поста или сториз (текст с картинкой) или промо-видео (также выставлять в сториз) до одной минуты (видео должно нести важную и существенную информацию и быть динамичным). Обязательно создать странички проекта в социальных сетях со всеми деталями и вижуалами. Также целесообразна является реклама на топовых онлайн-платформах (бегущая лента, баннера на главной, в разделах «Мероприятия», «События» или «Афиша» и прочее). Не стоит забывать о наружной рекламе: это билборды, баннера, флаера и другие.

5. Сервис

Если вы не предоставляете должного сервиса, к вам не придут на мероприятия больше никогда. Также вас будет ожидать плохая слава. Если же у вас крутой сервис, о вас знают, вы будете намного меньше тратить на рекламу в будущем. Сервис —  это не только вкладывание больших денег, чтобы сделать крутой звук или свет, а маленькие детали. Например, это то, как вы встретите спикера, в какой отель вы его поселите, будет ли в его номере еда, фрукты и приветственная открытка, есть ли вода всем участникам мероприятия. Также сервиc — это о четком тайминге, бесплатных инструментах после мероприятия (бесплатные книги и уроки на почту) и благодарности партнерам и участниками. Маленькие вещи приносят большие плоды, это ваша репутация, новые клиенты, меньшие деньги на рекламу и ваша узнаваемость.

ПРИМЕР: Наша команда Key Strategy делала ивент с участием Ника Вуйчича в Киеве. Мы долго думали, как сделать участие людей с особыми потребностями приятным. Поэтому постелили им красную дорожку, как на Канском фестивале. Почему бы им не почувствовать себя кинозвездами? 

Яна Кучеренко, руководитель коммуникационного агентства «Ключевые стратегии», официальный представитель Ника Вуйчича в странах Европы и русскоговорящих странах. Любящая жена, заботливая мама 2 сыновей, журналист, pr-менеджер, маркетолог, общественный деятель.

http://keystrategy.com.ua/

https://www.facebook.com/yana.kycherenko