5 видов учета: умная карта вашего бизнеса

Что такое учет? Это наблюдение, подсчет, регистрация и систематизация определенных явлений. Теперь давайте поймем, как это понятие применимо к вашему бизнесу. И какой учет какой цели служит.   

Анекдот: 

Существует 3 вида лжи: простая ложь, наглая ложь и бух.учет. 

Виды учета: товарный, складской, бухгалтерский, налоговый и управленческий

Если у вас магазин или кофейня, без складского и/ или товарного учета не обойтись. Вряд ли сейчас найдется предприниматель, который вообще никак не ведет товарный учет (хотя бы тетрадь, но есть!). Это по сути об одном и том же, только немного с разных сторон.

• Складской учет — чтобы управлять движением товаров на складе.

• Товарный — чтобы управлять движением товара в реализации. На них не буду останавливаться подробно. 

• Бухгалтерский и налоговый учет — это «обязаловка» на законодательном уровне.

Степень погружения в дебри этих двух видов учета зависит от организационной формы вашего бизнеса. Он нужен больше государству, чем вам. Не думаю, что кто-то из вас на практике пользуется данными из бухгалтерского или налогового учета. Об этих двух видах учета я также не буду здесь подробно останавливаться.   

Вопрос к вам: на основании чего вы, как владелец или первое лицо бизнеса, принимаете управленческие решения? Правильно, на основании данных управленческого учета. Вот на нем мы подробно и остановимся.  

Управленческий учет

Управленческий учет — это не страшное мифическое чудовище. Это достаточно простой «джентльменский набор», в котором нужно выделить такие части:  

1. Собственно, учет, то есть сбор и отражение всех операций бизнеса определенным образом.
2. На основании данных учета делать для себя ежемесячно 3 отчета: баланс (не бухгалтерский!), отчет о прибылях и убытках (P&L), и отчет о движении денег (CF). Это управленческая отчетность самого высокого уровня. Она способна ответить на любые ваши вопросы.
3. Контроль несет в себе упомянутые 3 отчета. Дополнительного контроля не требуется.

Все! По первой части — учету, хочу сказать вот, что. Все операции вносятся в учет дважды, это называется метод двойной записи (Боже, спаси душу того человека, который это придумал!). Как актив и как его источник.

Например, вы приобрели товар (актив) и потратили на него какую-то сумму из своего капитала (пассив). Какой в этом смысл? Зачем такие сложности? Очень просто, это самоконтролирующая система. Всегда-всегда-всегда, как любил писать Р.Киплинг, активы равны пассивам. То есть, если где-то пришло, значит где-то ушло (или в форме денег, или образовалась задолженность).   

Есть 4 типа хозяйственных операций и то, как их нужно отразить в учете. Подробнее об этом я расскажу в следующей статье. Если вы поймете, как это делать, вносить данные в учет будет совсем несложным делом.  

Управленческая отчетность

По второй части — отчетности, обязательно понимать следующее. Многие начинающие предприниматели ведут только отчет о движении денежных средств (Cash Flow или CF). Остаток по нему в конце месяца или в конце года считают прибылью. Это почти всегда приводит к фиаско.

Что такое CF? Это отображение физического движения денежных средств бизнеса, то есть выплат. Выплаты не всегда равны расходам. А приходы денег не всегда равны доходам. Поэтому, итоговая цифра в этом отчете — это всего лишь остаток денежных средств на всех счетах и во всех кассах вашего бизнеса за период.

Очень часто бывает, что остаток денег положительный, а бизнес — убыточный. Или наоборот. Этот отчет всегда-всегда-всегда ведется кассовым методом, то есть деньги ушли — это отразилось в отчете, деньги пришли — это отразилось в отчете.  

Отчет о прибылях и убытках (Profits&Loses или P&L)

Он как раз отвечает на вопрос, сколько прибыли действительно заработал ваш бизнес в месяц (квартал или год). Его основной особенностью является метод начислений. То есть, расход признается расходом тогда, а доход признается доходом, когда сделка закрывается накладной или актом.

Например, договор об оказании услуг может быть заключен в июне и предоплата 50% может быть получена в июне, а услуги выполнены и закрыты актом в июле. В P&L это будет доход июля. И не сумма предоплаты, а вся сумма договора. Аналогично с расходами.   

О балансе (balance sheet) здесь скажу только, что это тоже «говорящий» отчет. Он отвечает своему владельцу на главный вопрос: где деньги? И является краеугольным камнем самоконтролирующей системы. Помните, балансовое равенство? Активы = пассивам.  

Все, о чем я здесь написала — это умная карта вашего бизнеса, которая покажет, что и где идет хорошо, а что — не очень. Которая поможет в принятии управленческих решений любого уровня.   

Справедливости ради нужно сказать, что внедрение полноценной системы управленческого учета, интегрированной со всеми бизнес-процессами, включающей в себя операционные отчеты и аналитику, требует больше времени и других ресурсов. Кроме того, сами вы навряд ли справитесь. 

Но утверждаю с полной ответственностью: для малого бизнеса перечисленных выше трех пунктов достаточно, чтобы финансы были полностью под контролем. Чтобы вы сами постоянно держали руки на пульсе и чувствовали всю кровеносную систему своего бизнеса.  

Основным понятиям, на которых строится управленческий учет, посвящена моя предыдущая статья: Просто про финансы: 5 базовых денежных понятий и что они означают. Если вы все еще не понимаете, о чем идет речь, обязательно прочтите. Потому что без понимания базовых вещей будет сложно идти дальше. Обещаю, дальше будет интересно!