Основные секреты управления бизнесом в сложные времена

Обычно люди смотрят на деньги как на средство обеспечить себе известные жизненные удобства, но для финансиста деньги — это средство контроля над распределением благ, средство к достижению почета, могущества, власти. Теодор Драйзер

В структуре антикризисного управления денежными ресурсами я предлагаю выделить следующие сферы:

• Бюджет и статьи расходов.
• Работа с поставщиками и закупками.
• Оплата счетов / управление ликвидностью.
• Инвестирование в проекты.
• Уменьшение издержек.

Основная идея антикризисного управления, которую я исповедую, — не стоит начинать ничего делать, не подумав о том, к чему приведут эти действия.

Нельзя проводить сокращения, уменьшения, «ужатия» без проработанного плана, потому что сокращение — это не лучший путь к увеличению прибыли, и они не гарантируют безопасности в кризисной ситуации. Я уверен, что в каждой компании есть, где сэкономить, но это делать нужно в соответствии с выбранной вами ранее стратегией.

Итак, приступим к стабилизационным действиям, касающимся денег.

Планируйте и контролируйте свой бюджет

Я знаю одну компанию, которая встала на грань между жизнью и смертью только из-за того, что отмахивалась от бюджетирования. Это было их самое слабое звено, которое их и подвело в момент наступления кризиса.

Каждая статья расходов требует вашего внимания. Первый шаг на пути к сокращению расходов — научиться относиться к каждой статье через ответ на вопросы: «Если я не буду тратить на … (предмет затрат), негативно или позитивно это отразиться на прибыли моей компании? Каким образом? Где именно?»

Я рекомендую устанавливать бюджет в принудительном порядке, без дополнительного обсуждения, т.к. ваши подчиненные будут всячески вас убеждать, что без этих трат фирма умрет. Они в 95% будут не правы. При этом и из моего собственного опыта, и из опыта моих клиентов я могу заявить, что люди намного легче привыкнут к вашим новым требованиям, чем вы думаете.

Выделите прибылеобразующие и операционные расходы

Прибылеобразующие — это те расходы, которые способствуют получению дохода и повышению прибыли компании. Например, маркетинг, оплата труда тех, кто обеспечивает быстроту процесса продажи, затраты на разработки, способствующие повышению прибыльности компании.

Операционные расходы — те, что обеспечивают процесс работы, но не приносящие прямого дохода (напрямую).

Логично, что нужно концентрироваться на правильном увеличении прибылеобразующих расходов и контроле, максимальном сокращении, операционных расходах. Уверен, что вам хватит опыта и знаний, чтобы определить, какие из ваших расходов будут прибылеобразующие, а какие окажутся бесполезными и не окупятся.

Будьте внимательны и опасайтесь ложной экономии

Ведь при сокращении издержек, есть опасность уменьшить их в ущерб производству товаров или услуг, которыми занимается ваш бизнес (даже если ваша специализация — торговля). Баланс затрат и доходов — очень тонкий вопрос.

Вообще, относительно согласования расходов, мне нравится подход, когда меня убеждают не в том, как плохо будет, если мы не потратим деньги, а что у нас прибавится от этого (деньги, клиенты, скорость, качество). При этом я очень рекомендую меньше прогнозировать далекое будущее. Мы не знаем, что будет со спросом, рынком, клиентами, поэтому нужно меньше тратить людских ресурсов, занятых прогнозированием и прочими перестановками цифр, и использовать их для повышения прибыли.

Есть очень интересный совет от профессора из Гарвардской школы бизнеса: «Каждый раз, когда вам необходимо принять решение и вы затрудняетесь сделать выбор, попробуйте поступить так: дайте себе две секунды. Надо принять решение прямо сейчас, не медля ни мгновения. Поторопитесь, две секунды на исходе! Итак, решение принято. А сейчас идите и занимайтесь обычными рутинными делами. Вернитесь к проблеме позже, в домашней обстановке, и приходите на следующее утро с окончательным решением. В десяти случаях из десяти двухсекундное решение полностью совпадает с тщательно продуманным домашним ответом».

Что касается работы с поставщиками и закупками, то я дам несколько конкретных советов:

• Всегда используйте сначала имеющиеся запасы, и лишь потом делайте новые закупки. Если вы возьмете этот совет за правило, у вас значительно уменьшится объем «зависов» на складе, ускорится обслуживание клиентов и денежный поток. Нет этого товара — предложите замену. Делайте новые закупки, только если исчерпаны другие возможности.
• Чаще обращайтесь к поставщикам по вопросу снижения цен. Здесь есть 2 пути. Первый — постоянно искать, где дешевле. Второй — начать пользоваться услугами 1-2 крупных поставщиков и выбивать большие скидки за объем. Эффективность вариантов сильно зависит от вашей специфики. Поэтому сами смотрите, что вам более подойдет.
• Если поставщик отказывает вам, обращайтесь к нему еще и еще. Заставьте их поверить, что снижение цены — действительно решающее условие сделки с вами, и многие понизят цены.

По вопросам оплаты счетов/ управление ликвидностью

Теперь обратим внимание на работу с контрагентами. Чего мы хотим? Увеличения уровня доступности свободных средств. Этого можно достичь, сделав правильные предложения клиентам и поставщикам.

Шаги с клиентами:

• Определить клиентов, которые могут платить быстрее, чем оговорено.
• Предложить скидку за более быструю оплату, которая им будет достаточно интересна, но не сильно повредит нашей маржинальности.

Шаги с поставщиками:

• Определить поставщиков, которые могут сделать отсрочку дольше, чем было ранее. Большинство поставщиков предпочитают подолгу ждать оплаты своих счетов, но не терять клиента.
• Предложить им премию за больший срок отсрочки, которая будет достаточно интересна им, но не сильно повредит нашей маржинальности.

Т.е. сделать все, чтобы клиенты платили быстрее, а поставщики терпели дольше. Мы немного потеряем в прибыльности, но получим доступ к живым деньгам. Пообщайтесь с экспертами, как вы можете уменьшит налоговое бремя на свой бизнес. Есть много хороших специалистов, которые могут подсказать законные эффективные решения.

Капиталовложения в новые проекты

В сложные времена это всегда не просто. Я бы рекомендовал делать все очень обдуманно и только в рамках выбранной стратегии. Поймите, возможности будут появляться постоянно, но вся ваша сила будет в том, чтобы держаться выбранного курса и не сбиваться с него.

Например, один мой клиент, живя в Португалии, и руководя удаленно своей компанией по производству программного обеспечения, решил вдруг заняться продвижением курсов по обучению португальскому языку. Результаты были не очень, да и от основного проекта время отвлекало.

Держите концентрацию — в этом секрет победной стратегии.

Задание

1. Определите, какие расходы являются прибылеобразующие, а какие — операционные?
2. Какие стабилизационные действия вы можете провести на своем предприятии прямо сейчас?

Если вам понравилась эта статья, то нажмите на кнопки социальных сетей слева от статьи. И не забудьте поделиться с друзьями!

Еще больше о бизнесе, управлении и деловой
коммуникации ты сможешь узнать на живом «Тренинге Бизнес Тренеров«. Приходи!